Excel ist immer noch ein Favorit für die Berichterstattung im Vergleich zu cloudbasierten Anwendungen wie Xero im Bereich der Buchhaltung. Sie beruht in erster Linie auf weithin verfügbarem Wissen, Flexibilität und der Möglichkeit, individuelle Berechnungsoptionen hinzuzufügen.
Das Schöne an diesem Produktivitätswerkzeug ist, dass der Export von Daten nach Excel einfach und unkompliziert ist, das Wissen weit verbreitet ist und die Flexibilität und Leichtigkeit, benutzerdefinierte Berechnungen hinzuzufügen, unübertroffen ist. Für einmalige Anwendungen ist dies ein guter Ansatz. Für fortlaufende Zwecke, bei denen immer größere Datenmengen und -frequenzen anfallen – was in dynamischen Umgebungen unabdingbar ist – ist Excel allein aus den folgenden Gründen oft nicht die beste Lösung:
Schwer zu pflegen
Die Arbeit mit einer einfachen Tabelle für einen einmaligen Bericht oder eine Analyse ist eine Sache. Das Exportieren von Daten aus verschiedenen Buchhaltungsbereichen wie Journalen, Rechnungen und Quittungen, das anschließende Kombinieren von Daten aus diesen Quellen und das Umwandeln in einen umsetzbaren Bericht ist jedoch etwas ganz anderes. Und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, dass Sie die Daten möglicherweise mit anderen Quellen wie CRM, operativen Systemen usw. kombinieren möchten.
Dies hat zur Folge, dass hochqualifizierte Buchhalter oft einen halben Monat mit der Datenaufbereitung verbringen, indem sie Suchvorgänge durchführen, mehrere Blätter aggregieren und die Datenqualität sicherstellen. Wenn der Bericht schließlich fertig ist, sind die Daten veraltet.
Keine granulare Sicherheit
Ein weiterer Nachteil des Datendumpings besteht darin, dass Sie eine Vielzahl unsicherer Arbeitsmappen erhalten, da die Daten offen und direkt in einer Datei (Excel-Arbeitsmappe/Google Sheet) gespeichert werden. Es geht um „alles oder nichts“: Jeder, der Zugriff auf die Arbeitsmappe hat, kann auf alle Daten zugreifen. Noch schlimmer ist die Gefahr unbeabsichtigter Folgen, wenn Benutzer die Formeln oder Datensätze (unbeabsichtigt) überschreiben. Konzepte wie Prüfpfade, die klare Transparenz darüber bieten, „wer was geändert hat“, sind nicht verfügbar.
Begrenzte Daten
Normalerweise gibt es in Excel eine Grenze von einer Million Zeilen, aber mit Power Pivot können Sie diese Grenze erweitern. Doch weder Excel noch Google Sheets sind für die Verarbeitung großer Datenmengen konzipiert.
Verwendung eines modernen Excel-Add-ins für Xero
Heutzutage gibt es nur wenige Lösungen, die ein hochfunktionales Excel-Add-in anbieten: DataDear und Acterys gehören zu den beliebtesten und zuverlässigsten. Da DataDear jedoch seinen Support für Xero eingestellt hat, da es von Intuit (einem Xero-Konkurrenten) übernommen wurde, ist Acterys die zuverlässigste und effektivste Alternative für Ihre Finanzplanung und Ihr Reporting.
Integriertes On-Premise- oder Cloud-Data-Warehouse
Während die meisten Lösungen eine bestehende Dateninfrastruktur voraussetzen, erhalten Sie mit dem Acterys Excel Add-in alles in einem Paket. Die Lösung wird mit einem vorgefertigten Data Warehouse (Azure SQL) geliefert und läuft innerhalb von Excel, was Ihnen zusätzliche Infrastrukturkosten erspart und Ihre Gesamtbetriebskosten erheblich senkt.
Automatisierung des Berichtswesens durch Live-Anbindung an das Data Warehouse
Die Lösung unterhält eine Live-Verbindung zum Data Warehouse und aktualisiert automatisch Excel-Berichte, sobald neue Daten aus der Xero-Datenbank eintreffen. Das bedeutet, dass sich alle Daten in einem einzigen Arbeitsblatt befinden, was Ihnen den Umgang mit Hunderten von einzelnen Excel-Arbeitsmappen erspart, die im Unternehmen herumliegen.
Mit anderen Worten: Das gefürchtete Tabellenkalkulations-Chaos ist damit endgültig vorbei!
Sicherheit im Detail
Das Excel-Add-in erfordert eine Authentifizierung der Benutzer am zentralen Server, um sicherzustellen, dass die Berichte nur für Personen sichtbar sind, die zum Anzeigen und Bearbeiten berechtigt sind. Die Lösung verfügt außerdem über einen vollständigen Prüfpfad, der jeden Schritt der Benutzer bei der Arbeit in der Kalkulationstabelle aufzeichnet.
Keine Wartung
Mit dem Acterys Excel Add-in können Sie den Wartungsaufwand auf nahezu Null reduzieren. Dies geschieht dank des zentralen, gut strukturierten Datenmodells, das automatisch generiert wird, sobald Sie Xero mit dem zentralen Server verbinden. Für spezifische Berichtsanforderungen können Sie das Datenmodell ganz einfach nach Ihren Wünschen anpassen.
Ein zentrales Modell spart auch viel Zeit bei der Übertragung von Änderungen auf die Berichte. Wenn Sie zum Beispiel eine neue Zuordnung auf dem Server hinzufügen, wird diese automatisch in allen Berichten angezeigt.
Arbeitet nahtlos mit anderen Tools zusammen
Neben der Flexibilität und Skalierbarkeit von Excel können Sie mit der zentralen Datenbank auch andere Tools nutzen, insbesondere Power BI, das Zugang zu unvergleichlichen Analysefunktionen, interaktiven Dashboards, KI-Einsichten usw. bietet. Dies unterstützt Ihre Analyse- und Planungsbemühungen und ermöglicht es Ihnen, Daten in Power BI-Berichten und -Dashboards schnell zu nutzen und Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen.
Erfahren Sie mehr über das Acterys Excel Add-in
Egal, ob Sie ein regelmäßiger Excel-Benutzer sind, der die Unzulänglichkeiten dieses altbewährten Produktivitätswerkzeugs überwinden möchte, oder ein DataDear-Benutzer, der ein alternatives Excel-Add-in sucht, Acterys kann alle Ihre Berichts- und Planungsanforderungen problemlos erfüllen.
Laden Sie die kostenlose Testversion herunter und probieren Sie das Acterys Excel Add-in noch heute aus. Für DataDear-Anwender bieten wir eine kostenlose Einführungssitzung an, die eine anfängliche Schulung und Unterstützung bei der Migration Ihrer DataDear-Berichte zu Acterys umfasst.
