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Colaboración en el proceso de planificación

Microsoft Team(s) y Power BI permiten una mejor planificación

La planificación en las grandes organizaciones es casi siempre un esfuerzo de equipo. En este blog, voy a cubrir cómo las nuevas tecnologías estándar de Microsoft Office, como Microsoft Teams, pueden ser utilizadas en el proceso de planificación por los equipos para trabajar juntos de manera más eficaz y lograr mejoras significativas en los procesos.

Los procesos de planificación suelen funcionar como bucles de retroalimentación que incluyen las siguientes etapas:

Etapa de planificación

Posteriormente, en la fase de seguimiento, el proceso continúa de forma similar e incluye:

Fase de seguimiento del proceso de planificación

En cada paso de estos procesos, se requiere una amplia colaboración en equipo que suele implicar:

  • Comunicación y conferencias en línea
  • Gestión de documentos
  • Gestión de tareas y
  • Gestión del conocimiento.

Las deficiencias de los sistemas de planificación heredados

Los sistemas de planificación heredados suelen cubrir algunas de las funcionalidades básicas de planificación para agregar información, pero a menudo no ofrecen mucho en relación con la colaboración. Algunas soluciones ofrecen una colaboración rudimentaria con funciones propias para comentar y subir archivos, por nombrar algunas. Pero esto no suele ser tan productivo como podría ser, ya que no se integran con los estándares generales de colaboración de los sistemas de mensajería y gestión de archivos que se utilizan en la organización.

Las cosas empeoran en la fase de análisis. En este caso, el problema comienza con el reto de que los sistemas de planificación heredados carecen de funciones de descubrimiento de datos de última generación para analizar la causa de los problemas. En el mejor de los casos, es necesario implementar una solución de descubrimiento de datos independiente que vincule los datos de planificación y los reales. En el peor de los casos, los datos de planificación deben trasladarse a otra plataforma para que estén disponibles en la solución de descubrimiento de datos.

Igualmente problemática es la falta de gestión de tareas. Por ejemplo, garantizar que se toman las medidas adecuadas para «arreglar los problemas» descubiertos en la fase de supervisión. Esto implica asignar las tareas a la persona adecuada y ser capaz de hacer un seguimiento eficaz del progreso. De nuevo, esto es algo que es mejor que forme parte de una norma organizativa que una solución insular en el sistema de planificación (si es que existe allí…).

Integración con la norma

Con Acterys, nos centramos en ofrecer las mejores características para apoyar los procesos de FP&A/Gestión del Rendimiento de la organización, a la vez que nos integramos perfectamente con los estándares organizativos existentes para todos los aspectos mencionados. Lo sabemos no sólo por nuestra experiencia en la ejecución de proyectos de clientes, sino por nuestra experiencia como proveedor de servicios basados en el conocimiento que opera a nivel mundial. Después de probar una variedad de herramientas, decidimos implementar Microsoft Teams, ya que encontramos que es la mejor solución que cubre toda nuestra colaboración, intercambio de archivos y gestión del conocimiento, así como la integración con Power BI para los requisitos de análisis y planificación.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una parte integral de Office365 y proporciona funciones integradas de colaboración en equipo que incluyen: chat, vídeo, reuniones en línea, uso compartido de archivos, gestión de tareas profesionales, además de la opción de añadir aplicaciones adicionales de Microsoft, así como de otros terceros, al entorno del equipo. Una de ellas es Power BI. Esto significa que los participantes trabajan en un único entorno en el que confluyen todos los requisitos del proceso de planificación y seguimiento continuo. Con Acterys eso incluye poder:

1. Chat, voz y videoconferencia con un clic en cualquier etapa del proceso de planificación
2. Hacer que los formularios de planificación y recogida de datos estén disponibles directamente desde el entorno de los equipos
3. Crear y asignar tareas para responder a las percepciones en la etapa de seguimiento
4. Permitir el intercambio eficaz de archivos y la gestión del conocimiento

Para ver cómo funciona en una situación real, vea este vídeo:

Si quieres saber más sobre las soluciones de colaboración y planificación de equipos utilizando Power BI y Microsoft Teams en tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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