Con los sistemas de contabilidad basados en la nube, como Xero, QuickBooks y Myob, el análisis de datos y la elaboración de informes suelen ser limitados, por lo que existen diversos complementos, como Spotlight, Datadear y Futrli, que compensan las limitadas opciones del propio software. Esto se hace aún más acuciante cuando hay que combinar los datos de estos sistemas con otras fuentes de datos.
Para los requisitos en los que los usuarios buscan exactamente lo que ofrece la aplicación web, pueden ser una buena opción. En particular, cuando los objetivos clave son una mejor información y una planificación sencilla con datos contables resumidos y el proceso requerido coincide con el que ofrece la aplicación. Lo que suele faltar en ese contexto es flexibilidad y opciones de personalización. Como los servicios web más o menos cerrados son difíciles de adaptar más allá de la funcionalidad que proporcionan fuera de la caja.
A diferencia de una aplicación web cerrada y estándar, Acterys utiliza un enfoque de base de datos estándar en el que todos los datos del sistema de origen (Xero, QuickBooks, Myob, HubSpot, etc.) se cargan en el almacén de datos desde el que se puede acceder a los datos con la herramienta de front-end de su elección: Navegador web, Excel, Power BI, Tableau, etc.
Las principales ventajas de este enfoque son:
Abierta: el enfoque de la base de datos estándar garantiza que se pueda acceder a los datos con casi cualquier herramienta y que no se esté a merced de un único proveedor de software.
Escalabilidad: las cantidades de datos y la potencia de procesamiento pueden aumentar infinitamente para satisfacer sus necesidades. Esto incluye el número de empresas añadidas, los usuarios, los volúmenes de datos y la potencia de procesamiento.
Flexibilidad: el modelo de datos puede adaptarse y ampliarse según las necesidades. Desde sus propios mapeos hasta la adición de otras fuentes de datos según sea necesario.
Copia de seguridad: el usuario dispone de una copia de seguridad completa de todos sus datos en el servicio SaaS vinculado. Esto ayuda en casos de emergencia cuando el sistema principal no está disponible, pero también al migrar su sistema a otra plataforma
A continuación, comparamos en detalle cómo el enfoque de almacén de datos completo» difiere de los servicios web disponibles en el espacio de análisis y planificación de la contabilidad basada en la nube junto con aplicaciones como QuickBooks, Xero, MYOB y otras.
Las aplicaciones web son, por naturaleza, limitadas en lo que respecta a la escala. En cuanto hay varias empresas implicadas, los volúmenes de datos aumentan (en Acterys tenemos clientes con 1,7 millones de diarios al mes) o los datos proceden de otras fuentes, por ejemplo, de sistemas de CRM, datos de marketing (por ejemplo. Google Analytics) y otras aplicaciones web deben integrarse el enfoque de la aplicación web llega a sus límites
La personalización de aplicaciones típicamente cerradas -sin una API o un enfoque de almacenamiento de datos accesible externamente- es la mayoría de las veces imposible.
Las aplicaciones web de generación de informes no suelen ofrecer control sobre los datos. Los usuarios tienen que aceptar cualquier tipo de almacenamiento y ubicación que ofrezcan (aparte de las opciones de descarga en Excel que muchos ofrecen) y normalmente no tienen acceso a los datos, aparte de a través de la propia aplicación web. En cambio, Acterys utiliza la plataforma en la nube Azure, líder del mercado, con la opción de que los clientes sean completamente «dueños de sus datos». Pueden controlar su «propio» inquilino, pueden decidir exactamente dónde se alojan los datos, por ejemplo, en un centro de datos de su país. La tranquilidad la proporcionan probablemente los mecanismos de seguridad más avanzados, como la autenticación multifactor (MFA), la lista blanca de IP (sólo los usuarios con direcciones IP específicamente permitidas pueden acceder a los datos), etc.
Un enfoque orientado al «modelo de datos abiertos» suele abordar los desafíos. En este caso, los datos se cargan desde el ERP, la contabilidad y otros sistemas en un «almacén de datos» separado y optimizado para el análisis. Esto se suele hacer en un esquema en estrella en el que se combinan tablas de transacciones (por ejemplo, transacciones del libro mayor, facturas, etc.) con dimensiones compartidas (por ejemplo, calendario, productos, clientes, cuentas, etc.).
Esto permite a los usuarios definir los metadatos una vez, por ejemplo, cómo deben organizarse y asignarse los períodos de tiempo o las cuentas, y las definiciones y jerarquías resultantes pueden utilizarse después con todas las tablas de transacciones. La ventaja de este enfoque es que el usuario no está a merced de un proveedor. Una base de datos relacional, por ejemplo, Microsoft SQL Server, puede utilizarse con casi cualquier herramienta cliente (Excel, Power BI, Qlik, etc., etc.) y también ofrece la oportunidad de integrar los datos en aplicaciones personalizadas (por ejemplo, con PowerApps y Microsoft Flow)
El enfoque del modelo de datos abierto permite a los usuarios utilizar la solución analítica que elijan y no estar a merced de un proveedor concreto. La integración de Acterys Power BI, por ejemplo, permite a los usuarios beneficiarse de la solución de análisis más potente del mundo en este momento, que forma parte del incomparable ecosistema de Microsoft. Esto significa que tiene todo, desde cuadros de mando interactivos, consultas en lenguaje natural y aprendizaje automático avanzado, al alcance de la mano. Por no mencionar la perfecta integración en la solución de productividad de Office y los nuevos flujos de trabajo sin código y las opciones de desarrollo de aplicaciones como Microsoft Flow y PowerApps.
En resumen, las ventajas de una arquitectura de modelo de datos abierta (es decir, editable por los usuarios y no en un formato propietario en una aplicación web cerrada) son:
Es cierto que este enfoque no es para todos: Los usuarios tendrán que tener conocimientos de las herramientas necesarias (Power BI, Excel, modelización de datos) o necesitarán conocimientos externos para configurar cosas que se aparten del estándar o que impliquen la integración de otras fuentes de datos.
En la siguiente tabla, hemos resumido los principales actores de las soluciones complementarias de análisis y planificación para la contabilidad en la nube de las pymes y su arquitectura. Es cierto que no somos imparciales, por lo que si alguna de las informaciones que aparecen a continuación necesita ser añadida o es incorrecta, le rogamos que nos lo comunique y la revisaremos.
Categoría | Característica | Acterys | DatosEstimado | Fathom | Futrli | Spotlight |
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Plataforma | ||||||
Plataforma | Web | |||||
Plataforma | Integración en vivo de Excel (lectura y escritura) | |||||
Plataforma | Móviles | |||||
Plataforma | Soporte de descubrimiento de datos (lectura y escritura) | |||||
Plataforma | Power BI | |||||
Plataforma | Tableau | |||||
Plataforma | Qlik | |||||
Plataforma | Cualquier cliente SQL | |||||
Informar | ||||||
Informar | Opciones de información: | |||||
Informar | Plantillas financieras de mejores prácticas de Power BI | Excel (sólo para clientes) | Web propia | Web propia | Web propia | |
Informar | Integración en vivo (lectura/escritura) con Excel | |||||
Informar | Cualquier herramienta cliente que pueda acceder a SQL | |||||
Informar | Opciones de visualización | Más de 200 a través de Power BI | Excel | Limitado | Limitado | Limitado |
Informar | Posibilidad de añadir visualizaciones personalizadas | |||||
Informar | Distribución de informes en formato Pdf | |||||
Planificación | ||||||
Planificación | Entrada de datos de arriba a abajo y de abajo a arriba | |||||
Planificación | Copia de escenarios | |||||
Planificación | Lógica financiera configurable en 3 direcciones (pérdidas y ganancias, balance, flujo de caja) | |||||
Planificación | Registro de auditoría | |||||
Consolidación | ||||||
Consolidación | Consolidación de la gestión | |||||
Consolidación | Eliminación entre empresas | |||||
Consolidación | Conversión FX | |||||
Consolidación | Intereses minoritarios | |||||
Modelado | ||||||
Modelado | Crear modelos multidimensionales propios | |||||
Modelado | Edición de las dimensiones del modelo, por ejemplo, los mapeos | |||||
Lenguaje de cálculo | Dax, SQL, Excel | Excel (sólo para clientes) | Propio | Propio | Propio | |
Análisis avanzados/AI | ||||||
Análisis avanzados/AI | Compatibilidad total con los principales motores de IA (Azure ML, funciones de IA de Power BI, Python, r) | |||||
Evaluación comparativa | ||||||
Evaluación comparativa | Evaluación comparativa entre empresas | |||||
Evaluación comparativa | Evaluación comparativa del sector, por ejemplo, SEC, NASDAQ | (a través de la opción Finviews) |
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Colaboración | ||||||
Colaboración | Comentarios | Filtro flexible accionado | Informe impulsado por | Informe impulsado por | ||
Colaboración | Integración con MS Teams | |||||
Flujo de trabajo | ||||||
Flujo de trabajo | Soporte para MS Flow | |||||
Backend | ||||||
Backend | Almacenamiento de datos | Base de datos estándar de acceso abierto a escala empresarial (Azure SQL/SQL Server) | Excel (sólo para clientes) | Propio | Propio | |
Backend | Arrendatario propio/en las instalaciones | |||||
Backend | Elección de la ubicación del centro de datos | |||||
Backend | API para integrar en aplicaciones propias | |||||
Integración de datos | ||||||
Integración de datos | Conectores del sistema de contabilidad en un clic para | |||||
Integración de datos | Xero | |||||
Integración de datos | QuickBooks | |||||
Integración de datos | Finanzas de ABC | |||||
Integración de datos | Integración de otros ERP (SAP, Oracle, Workday, Sage, etc.) mediante un conector personalizado | |||||
Integración de datos | Soporte de Power Query | |||||
Integración de datos | Funciona con más de 200 conectores a través de Power BI (Google Analytics, Salesforce, Facebook, etc.) | |||||
Características especiales | ||||||
Características especiales | Automatización manual del diario | |||||
Seguridad | ||||||
Seguridad | Acceda a | Lectura y escritura basada en celdas | Por empresa | Por cuenta | ||
Seguridad | Apoyo a las normas de seguridad | Directorio activo, autenticación de Windows, cuentas de Microsoft | Propio | Propio | Propio | |
Precios | A partir de un precio por empresa y mes (USD) | 29 $ (paquete de 10) 49 dólares (empresa única) |
20 dólares (4 empresas) | $29 | $49 | $25 |
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