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Excel frente a las aplicaciones heredadas de FP&A: Salir entre la espada y la pared

Si usted es un profesional de FP&A con experiencia, probablemente ha visto lo suficiente como para saber que muchos de nosotros queremos el Ricitos de Oro de las herramientas de FP&A. En un extremo está Excel. En el otro, soluciones empresariales enormes que a menudo tardan meses en implementarse y aprenderse.

Hay pros y contras en cada extremo del espectro. Dependiendo de sus experiencias pasadas, puede reírse o estremecerse ante una u otra cosa. El santo grial es la herramienta que divide con elegancia la diferencia entre la libertad de hacer lo que se quiera de Excel y el ambiente de «adapte su proceso a nuestro software y salude a sus nuevos amigos (de 400 dólares por hora) los consultores del proveedor de aplicaciones» del software de FP&A heredado. Pero primero, una apreciación de lo que ya tenemos.

Sólo para jockeys de Excel

La mayoría de las organizaciones siguen confiando en Excel para todo lo relacionado con la FP&A, incluso a escala de gran empresa y a pesar de haber invertido en un costoso software de FP&A o en módulos que «vinieron» con su ERP. Es un homenaje a la flexibilidad de Excel y al genio del joven Bill Gates.

Seguramente estará de acuerdo en que la FP&A y la modelización basadas en Excel son excelentes para

  • Organizaciones en crecimiento
  • Flexibilidad
  • Operaciones de bajo o nulo presupuesto
  • Equipos que aprenden rápido y que no temen meterse de lleno en sus modelos y jugar con sus datos

El principal inconveniente de una operación de FP&A basada en Excel es que éste no está construido para ser una herramienta de almacenamiento de datos. A partir de cierto tamaño, los archivos se vuelven torpes y difíciles de mantener, y empiezas a contener la respiración esperando que nada se cuelgue cuando abres archivos grandes o haces cambios.

En cuanto a la realización de cambios, es infamemente difícil hacer cambios de arriba abajo en Excel. Trabajar en colaboración lo hace aún más difícil: garantizar la integridad y la corrección de errores se convierte en la sentencia de muerte para muchos profesionales de FP&A que se merecen tardes relajadas y citas para cenar.

La vieja guardia: Soluciones para empresas

Si ha trabajado en FP&A a nivel empresarial, el «software de FP&A empresarial» probablemente le haga pensar en un puñado de herramientas de software. Pueden ser de proveedores o fabricados a medida y pueden ajustarse a

  • Organizaciones que tienen grandes presupuestos para el software y la consultoría de FP&A de la vieja escuela
  • Conocimiento de la tribu y/o líderes de equipo con experiencia que saben cómo codificar, lenguajes establecidos y herramientas

Por supuesto, hay inconvenientes. Puede parecer que tienes que adaptar los procesos de tu organización para que se ajusten a las herramientas, y no al revés.

Dependiendo de su organización y de la herramienta empresarial, es posible que tenga que planificar con años de antelación la adopción de soluciones nuevas o actualizadas. Un líder de FP&A de Fortune 100 dijo que después de desechar su anticuado software de FP&A personalizado, han estado usando una solución de un proveedor y están programados para hacer la transición a otra suite de herramientas de un proveedor diferente «en tres o cuatro años». Es de esperar que las necesidades de la organización y las características de la herramienta se alineen cuando llegue el momento de implementarla. Sin embargo, los plazos que conlleva el software empresarial tradicional de FP&A hacen que sea más difícil adaptar las herramientas y las funciones a las necesidades del negocio a varios años vista.

Oportunidades «Ricitos de Oro» para la FP&A

Para las organizaciones que han superado el salvaje oeste de Excel pero que no necesitan o temen el compromiso de recursos y la inflexibilidad del software empresarial tradicional, están surgiendo mejores opciones.

Hemos visto lo bueno, lo malo y lo feo del software de FP&A a lo largo de los años. Acterys se diseñó como un punto intermedio razonable para

  • Aplicación rápida y rentable
    • Unos días en lugar de meses con un equipo de consultores
    • Conectores de un solo clic o, al menos, herramientas de integración fáciles de configurar que puedan utilizarse sin necesidad de una doble titulación en informática para crear automáticamente modelos de datos.
  • Máximo rendimiento en las funciones clave de FP&A
    Deje las funciones no relacionadas con la PPyA para las tecnologías estándar existentes

    • No hay necesidad de ponerse a merced de un mecanismo de almacenamiento de datos propietario. Las tecnologías estándar probadas, altamente seguras y ampliamente utilizadas en la nube o en las instalaciones están perfectamente preparadas para hacer el trabajo
    • Ahorre tiempo a su equipo: Se acabó la formación específica de la aplicación para la elaboración de informes. Power BI -por ahora la solución de descubrimiento de datos líder del mercado- y Excel son plataformas perfectas para cualquier tipo de usuario
    • Haz tu trabajo como quieras hacerlo. No es necesario utilizar el proceso de flujo de trabajo de un proveedor. Lo más probable es que tenga sus propias soluciones de flujo de trabajo, en componentesexistentes de Microsoft Office como PowerApps y MS Flow
  • Un proceso a su medida
    Adapte la herramienta a sus necesidades y procesos, no al revés
  • Usuario, no consultor
    No todos los usuarios tienen conocimientos profundos (o ninguno) de código o los bolsillos para pagar a grandes equipos de consultores con conocimientos informáticos especializados. No hay problema
  • Herramientas que se adaptan a la tarea
    No existe una filosofía de talla única. Acterys ofrece integración con Power BI, Excel y aplicaciones web y móviles
  • Control y pista de auditoría
    Acterys realiza un seguimiento de cada transacción en el sistema, ya sea un cambio en el modelo o una simple entrada de datos. Nada se pierde y toda la historia es transparente

Como todo, Acterys tiene sus inconvenientes. No tendrá un equipo de consultores disponible durante meses para construir su solución. Ofrecemos facilidad de uso e integración en entornos familiares. Ustedes son los campeones de la solución. Puedes gestionar, ampliar y utilizar la solución como creas conveniente.

Una última cosa: Acterys no es gratis, pero cuesta una pequeña fracción de lo que cuesta un software de FP&A menos ágil. Estamos orgullosos de ello.

Si está leyendo esto, lo más probable es que haya invertido en la calidad de la FP&A en su organización. FP&A es mucho más que presupuestos y previsiones en una hoja de cálculo, y lo entiende profundamente.

Si cree que puede ser útil explorar opciones flexibles, ligeras pero potentes para su equipo de FP&A,
póngase en contacto con nosotros
. Desde nuestro característico inicio rápido hasta un periodo de prueba sin compromiso, haremos todo lo posible por responder a sus preguntas y ayudarle a mejorar sus procesos actuales.

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