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Realización de informes de Xero mediante una solución moderna de complementos de Excel

Excel sigue siendo el favorito para la presentación de informes en relación con las aplicaciones basadas en la nube como Xero en el espacio de la contabilidad. Se basa sobre todo en los conocimientos ampliamente disponibles, la flexibilidad y las posibilidades de añadir opciones de cálculo personalizadas.

Lo mejor de esta herramienta de productividad es que la exportación de datos a Excel es sencilla y directa, los conocimientos están ampliamente disponibles y la flexibilidad y facilidad para añadir cálculos personalizados no tiene parangón. Para aplicaciones puntuales, este es un gran enfoque. Para propósitos continuos que implican volúmenes y frecuencias de datos cada vez mayores -imperativos en entornos dinámicos-, Excel por sí solo no suele ser la mejor solución por las siguientes razones:

Difícil de mantener

Trabajar con una simple tabla para un informe o análisis puntual es una cosa. Sin embargo, exportar datos de diversas áreas de la contabilidad, como diarios, facturas y recibos, y luego combinar los datos de estas fuentes y convertirlos en un informe procesable es un juego diferente. Y eso sin tener en cuenta que quizá quiera combinar los datos con otras fuentes como CRM, sistemas operativos, etc.

La consecuencia es que los contables altamente cualificados suelen dedicar medio mes a la preparación de los datos realizando búsquedas, agregando múltiples hojas y garantizando la calidad de los datos. Cuando el informe está finalmente terminado, los datos quedan obsoletos.

Sin seguridad granular

Otra desventaja del volcado de datos es que acabas con una multitud de libros de trabajo inseguros, ya que los datos se almacenan abiertamente, directamente en un archivo (libro de Excel / hoja de Google). Es «todo o nada» quien puede acceder al libro de trabajo puede acceder a todos los datos. Peor aún es el peligro de que se produzcan consecuencias no deseadas cuando los usuarios sobrescriben (de forma no intencionada) las fórmulas o los registros. Conceptos como las pistas de auditoría que ofrecen una clara transparencia de «quién ha cambiado qué» no están disponibles.

Datos limitados

Generalmente, hay un límite de un millón de filas en Excel, pero utilizando Power Pivot, puede ampliarlo. Sin embargo, ni Excel ni Google Sheets han sido creados para manejar grandes cantidades de datos.

Uso de un moderno complemento de Excel para Xero

Hoy en día, sólo unas pocas soluciones proporcionan un complemento de Excel de alto rendimiento: DataDear y Acterys están entre las más populares y fiables. Sin embargo, ahora que DataDear ha dejado de dar soporte a Xero al haber sido adquirida por Intuit (competidor de Xero), Acterys es la alternativa más fiable y eficaz para sus necesidades de planificación e informes financieros.

Almacén de datos integrado en la nube o en el servidor

Mientras que la mayoría de las soluciones requieren que usted tenga una infraestructura de datos existente, con el complemento de Excel de Acterys, usted obtiene todo dentro del paquete. La solución viene con un almacén de datos preconstruido (Azure SQL) y se ejecuta dentro de Excel, lo que le ahorra costes adicionales de infraestructura y reduce significativamente el coste total de propiedad.

Automatización de informes a través de la conexión en directo con el almacén de datos

La solución mantiene un enlace directo con el almacén de datos y actualiza automáticamente los informes de Excel cada vez que llegan nuevos datos de la base de datos de Xero. Esto significa que todos sus datos residen en una sola hoja de cálculo, lo que le ahorra tener que lidiar con cientos de libros individuales de Excel flotando por la organización.

En otras palabras, ¡acaba con el temido caos de las hojas de cálculo para siempre!

Seguridad a nivel de detalle

El complemento de Excel requiere que los usuarios autentifiquen el acceso desde el servidor central para garantizar que los informes sólo sean visibles para las personas autorizadas a verlos y editarlos. La solución también mantiene una pista de auditoría completa, conservando un registro de todos los pasos que dan los usuarios al trabajar en la hoja de cálculo.

Mantenimiento cero

Con el complemento de Excel de Acterys, puede reducir el mantenimiento casi a cero. Esto sucede gracias al único modelo de datos centralizado y correctamente estructurado que se genera automáticamente en cuanto se conecta Xero con el servidor central. Para los requisitos específicos de los informes, puede personalizar el modelo de datos de la forma que desee con facilidad.

Disponer de un modelo centralizado también ahorra mucho tiempo a la hora de propagar los cambios a través de los informes. Por ejemplo, si se añade una nueva asignación en el servidor, se reflejará automáticamente en todos los informes.

Funciona perfectamente con otras herramientas

Aparte de la flexibilidad y la escalabilidad que se obtiene dentro de Excel, se pueden utilizar otras herramientas con la base de datos central, en particular Power BI, lo que da acceso a una potencia de análisis sin precedentes, cuadros de mando interactivos, conocimientos de IA, etc. Esto impulsa sus esfuerzos de análisis y planificación, permitiéndole consumir rápidamente los datos en los informes y paneles de Power BI y obtener información en tiempo real.

Más información sobre el complemento de Excel Acterys

Tanto si es un usuario habitual de Excel que desea superar las deficiencias de esta veterana herramienta de productividad como si es un usuario de DataDear que busca un complemento alternativo de Excel, Acterys puede satisfacer todas sus necesidades de elaboración de informes y planificación fácilmente.

Descargue la versión de prueba gratuita y pruebe el complemento Acterys Excel hoy mismo. Para los usuarios de DataDear, ofrecemos una sesión gratuita de incorporación guiada que incluye formación inicial y apoyo a la migración para transferir sus informes de DataDear a Acterys.