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Una guía definitiva sobre la previsión continua para los equipos modernos de FP&A

El objetivo de cualquier previsión es proporcionar la instantánea más cercana posible del futuro para que los equipos empresariales puedan planificar y presupuestar sus actividades. En esencia, una buena previsión viene determinada por su flexibilidad para evolucionar según las condiciones cambiantes en lugar de ceñirse a las mismas proyecciones iniciales a lo largo del ejercicio económico.

Por ello, las previsiones continuas son un primer paso sólido hacia una planificación y presupuestación ágiles para las organizaciones que buscan ser más reactivas y adaptarse al cambio. Este enfoque permite a las empresas proyectar sus resultados futuros con mayor precisión, ajustando las previsiones en función de las condiciones internas o externas que vayan surgiendo.

En este blog, se lo explicaremos:

  • Qué son las previsiones móviles
  • Por qué las organizaciones necesitan previsiones continuas
  • Por qué las previsiones continuas son mejores que la presupuestación tradicional
  • Las ventajas de utilizar las previsiones continuas para los equipos de FP&A
  • Las mejores prácticas para implantar las previsiones continuas en su organización
  • Cómo una plataforma unificada de xP&A puede ayudar a simplificar y agilizar el proceso de previsión de la evolución

¿Qué es una previsión rodante?

Laprevisión continua es un enfoque de gestión financiera que permite a las empresas planificar, prever y volver a prever de forma continua para un periodo predefinido, por ejemplo, para los próximos 6 o 12 meses. Permite a los responsables de la toma de decisiones y a los profesionales de las finanzas tomar decisiones eficaces a corto plazo, predecir con mayor precisión los escenarios empresariales futuros y reasignar los recursos para garantizar que la empresa obtenga los resultados previstos.

El punto de partida de las previsiones continuas es una previsión de referencia para el próximo periodo fiscal basada en los datos históricos relacionados con los KPI críticos. Una vez hecho, se utiliza para crear proyecciones para los próximos 9, 12 o meses por delante, de modo que la empresa tenga una instantánea coherente del futuro.

Las previsiones de balanceo tienen tres rasgos importantes:

Metódico

Iterativa

Ajustable

Siguen una serie de pasos para desarrollar y aplicar Se reevalúan y perfeccionan a lo largo de múltiples instancias de esos pasos sistemáticos Pueden ajustarse o revisarse en función de las circunstancias

 

Lo bueno de las previsiones continuas es que, en lugar de ser un punto fijo en el tiempo, están en constante evolución y añaden una nueva perspectiva al horizonte temporal basada en los escenarios actuales.

¿Por qué necesitan las organizaciones una previsión continua?

Las previsiones continuas son, en esencia, un documento que se actualiza constantemente para ofrecer el retrato más preciso de los resultados futuros de su empresa. Tiene en cuenta las tendencias actuales de los consumidores, los cambios en el sector y las nuevas normativas, y ayuda a publicar continuamente previsiones actualizadas que preparan a su organización para posibles giros. Además, este enfoque facilita la planificación basada en los impulsores, en la que puede basar sus previsiones en métricas clave, como el capital humano, las ventas, la cuota de mercado y los índices de producción, entre otros, en lugar de los resultados pasados.

Tal vez el mayor incentivo de la utilización de las previsiones continuas sea la sensación de responsabilidad que proporciona a las partes interesadas. Ayuda a responder a las preguntas más importantes, como si se han obtenido resultados inferiores a los esperados o si se han alcanzado los objetivos fijados. Una vez que se evalúan las cifras, se puede encontrar la razón de los resultados, determinar si hay que parar, escalar o repetir las acciones, y ajustar los planes y presupuestos en consecuencia.

En otras palabras, las previsiones continuas permiten entender el «por qué» de las cifras y ayudan a convertir las ideas en acciones reales.

De la rigidez a la flexibilidad: El presupuesto tradicional frente a la previsión renovable

Durante décadas, los presupuestos anuales han sido la forma en que las organizaciones planifican los objetivos financieros y operativos preliminares y asignan los recursos a los distintos departamentos en consecuencia. Esto se debe principalmente a que los equipos de toda la organización dedican recursos y pasan meses preparando un documento muy detallado que mide los resultados reales frente a los previstos para el año en curso y los utilizan como referencia para preparar planes, presupuestos y proyecciones para el siguiente ejercicio.

Pero el problema de un presupuesto anual es su carácter estático, ya que no se actualiza durante los 12 meses. Y en el panorama empresarial actual, hipercompetitivo y en constante fluctuación, pueden pasar muchas cosas en este tiempo. Además, todo el proceso es muy laborioso y requiere mucho tiempo, y puede durar entre 2 y 4 meses. En ese tiempo, los datos utilizados para preparar el presupuesto anual probablemente se habrán quedado obsoletos para cuando llegue a la revisión final y se le dé el visto bueno para su ejecución.

Para comprender el valor que aportan las previsiones de rodaje al proceso de planificación financiera, hay que fijarse en los objetivos fundamentales que se quieren alcanzar. Lo ideal es que una empresa utilice técnicas de previsión para:

  • Obtener una imagen precisa de los resultados de la empresa en los próximos trimestres o años para poder tomar las decisiones adecuadas
  • Realizar un análisis del impacto de esas decisiones antes de tomarlas
  • Elaborar planes y presupuestos alternativos en función de los posibles escenarios que puedan darse en determinadas condiciones previstas

Este alto nivel de flexibilidad y reactividad es lo que hace que las previsiones continuas sean un mejor enfoque que un presupuesto estático. Ya no hay que esperar a que termine el año para ver lo que salió mal en elprimer osegundo trimestre y luego hacer un esfuerzo para no repetir esos errores. En cambio, con las revisiones mensuales o trimestrales, los responsables de los departamentos pueden ver las desviaciones y deducir las posibles explicaciones de las diferencias con respecto a las previsiones originales. A continuación, utilice esos análisis como base para realizar ajustes en los planes de los próximos trimestres o meses.

Ventajas de las previsiones continuas

Mejora del análisis de riesgos

Debido a la gran volatilidad de los mercados, la influencia de las situaciones económicas y políticas y las nuevas políticas gubernamentales, siempre hay una gran posibilidad de riesgo que puede afectar a los resultados de la empresa. Con las previsiones continuas, se evalúan continuamente las condiciones cambiantes y se utilizan para actualizar los planes de acción y las asignaciones presupuestarias, lo que permite mantener el rumbo para alcanzar los objetivos.

Mayor precisión en las previsiones

Las organizaciones tienen en cuenta muchas variables empresariales internas y externas durante el proceso de previsión y predicen su impacto en los resultados futuros. Por ejemplo, un aumento de la tarifa eléctrica o una nueva política gubernamental que repercuta en el mercado en el que usted opera obligará a ajustar sus planes financieros y la asignación de recursos para reflejar los cambios inminentes. Para asegurarse de que ha tenido en cuenta estos cambios y se ha preparado para su impacto, las previsiones continuas le permiten hacer que sus planes y presupuestos sean más reactivos, precisos y fiables.

Controlar continuamente el flujo de caja

Los profesionales de las finanzas pueden revisar periódicamente el rendimiento del flujo de caja de su empresa con cada previsión renovable. Ayuda a analizar los patrones de entrada y salida de efectivo y mejora drásticamente la gestión global del efectivo, permitiendo al personal de finanzas optimizar su flujo en toda la cadena de valor de forma proactiva.

Seguimiento de los resultados operativos y financieros

Las previsiones continuas permiten a las empresas supervisar continuamente y tener en cuenta los factores críticos de rendimiento, como los índices de producción, las ventas, los recursos humanos, las tendencias de los consumidores, etc. Son un buen motivo para revisar las cifras de rendimiento y comparar las proyecciones con los datos reales. Podrá identificar fácilmente cualquier desviación y tomar medidas inmediatas en función de la causa de la discrepancia y de cómo afectará a las decisiones futuras. Esto permite a su equipo de FP&A alinear los recursos y los costes y construir estrategias flexibles para alcanzar los objetivos empresariales de forma más eficiente.

Mejores prácticas de previsión para los equipos de FP&A

Las ventajas de la aplicación de las previsiones continuas son abundantes, pero la tasa de adopción de este enfoque sigue siendo cercana al 50%, según las encuestas de EPM Channel y Hackett. Algunas organizaciones han sustituido por completo su práctica de presupuestación anual por las previsiones renovables, mientras que otras utilizan un modelo híbrido con las previsiones renovables y el presupuesto anual. Esto se debe principalmente a que el presupuesto anual actúa como un mecanismo de seguridad para las organizaciones que podrían acabar fracasando en la aplicación de un marco de previsión renovable debido a su naturaleza compleja y dinámica.

No obstante, hemos establecido algunas prácticas recomendadas para ayudar a las organizaciones a aplicar el enfoque de previsión continua y aprovechar sus ventajas.

1. Previsiones continuas en Power BI/Salir de los procesos basados en Excel

Microsoft Excel, aunque es muy popular en la comunidad financiera, sigue siendo una herramienta de productividad personal en lugar de una solución de planificación y previsión financiera.

Sin duda, algunas organizaciones pequeñas e incluso medianas tienen todo su ciclo de vida de planificación financiera construido en hojas de cálculo. Sin embargo, la cantidad de trabajo manual que conlleva la preparación y actualización de los informes, junto con el alto riesgo de errores y la complejidad de la manipulación de los datos, hacen que no sea una solución adecuada.

¿El resultado? Cuando termine de completar una previsión de referencia, es probable que esté trabajando con datos obsoletos para trabajar en la serie de previsiones y análisis continuos.

A menos que se opte por un complemento que amplíe las capacidades de Excel y proporcione un servidor centralizado con capacidades de automatización de informes, lo mejor es optar por soluciones modernas de XP&A. Automatizan el proceso de recopilación de datos y reúnen datos aislados de diversas fuentes financieras y no financieras en un único modelo de datos.

A partir de ahí, a los usuarios les resulta mucho más fácil realizar análisis de escenarios y desviaciones, incluir diferentes impulsores del negocio y comprender el impacto de las modificaciones en el plan y el presupuesto. También ayuda a crear informes y rellenar cuadros de mando basados en conjuntos de datos multidimensionales con facilidad. Estas plataformas permiten comparar los datos reales con los previstos y construir escenarios sin tener que cambiar entre archivos y aplicaciones.

Todo esto aumenta la productividad de todos los equipos que participan en el proceso de previsión continua y proporciona más tiempo para identificar, informar y analizar las condiciones del mercado para tener en cuenta la posibilidad de adquirir nuevas oportunidades y fuentes de ingresos. Soluciones como Acterys desbloquean las capacidades de planificación financiera de Power BI, proporcionando a los usuarios la capacidad de construir, analizar, visualizar y ajustar las previsiones continuas con facilidad y rapidez.

2. Especifique el horizonte temporal de la previsión móvil

Al principio, es esencial elaborar el calendario de una previsión continua y su frecuencia. La tendencia general es prever a 12 meses vista, pero en algunas situaciones, el plazo de previsión móvil es de 15, 18 o 24 meses. Los factores que influyen en la duración de la previsión rodante son la naturaleza del negocio, las fluctuaciones de la industria, la estabilidad económica y la tasa de crecimiento del negocio, entre otros.

Horizonte temporal de previsión renovable de 12 meses (créditos de la imagen: Corporate Finance Institute)

A continuación, hay que determinar el periodo de prórroga o la frecuencia de las previsiones. Generalmente, es el período de prórroga de un mes a otro, por ejemplo, el30 de junio de 2021, añadirá una nueva previsión para el mes de junio de 2022 al final. La misma regla se aplica a los períodos de prórroga de trimestre a trimestre y de semana a semana (raramente utilizados).

Debe asegurarse de que todo el ejercicio se alinee con su ciclo de negocio para lograr objetivos cortos y estratégicos.

 

3. Determinar los objetivos y los impulsores de valor

Antes de trabajar en el modelo de previsión evolutiva, es fundamental determinar los objetivos de sus proyecciones, quién las utilizará y con qué propósito. Con unos objetivos claramente definidos, el proceso se agiliza, lo que permite a su equipo dedicar el tiempo y la energía necesarios para crear previsiones con el enfoque adecuado.

El siguiente paso es identificar todos los impulsores de valor (tanto internos como externos) que tienen mayor impacto en el rendimiento de su empresa. Los impulsores internos pueden ser los costes laborales, los pedidos, los índices de producción, los precios de los productos básicos, el tráfico web y los índices de conversión de clientes potenciales, etc. Los factores externos pueden ser la disponibilidad de los proveedores, las políticas gubernamentales, los cambios políticos, los tipos de cambio y muchos otros.

La identificación de los impulsores de valor clave específicos de su negocio permite a los líderes y gerentes de la empresa centrarse en lo que es importante. El uso de los controladores adecuados no sólo ahorrará tiempo y hará que la previsión continua sea una tarea factible, sino que también facilitará la elaboración de modelos basados en pruebas, mejorará el análisis y ayudará a desarrollar escenarios alternativos con mayor precisión.

4. Realización de comparaciones entre distintos periodos de previsión

Es esencial determinar si sus previsiones de balanceo dan en el blanco o si están lejos de los resultados previstos. Y qué mejor manera de hacerlo que realizar un análisis de varianza para comparar los datos reales con las previsiones para múltiples períodos a lo largo del horizonte temporal. Se trata de comparar las previsiones móviles de cada periodo en lugar de las de todo el ejercicio. Esto significa que hay que tomar los datos delprimer mes al último mes del periodo de previsión renovable y también tener en cuenta los datos de cada periodo actualizado dentro del mismo.

La realización de estos análisis comparativos permitirá a su equipo realizar rápidamente cambios en los planes y presupuestos existentes y le ayudará a perfeccionar su proceso para las futuras previsiones evolutivas.

5. Adopte un enfoque gradual

En la mayoría de las situaciones, los cambios introducidos de forma brusca no son bien recibidos y crean caos a todos los niveles. Lo mejor es empezar de a poco con pocos departamentos e involucrar gradualmente a más participantes para mejorar sus métodos y hacerlos más refinados y eficientes. Esto le permitirá crear un método probado para lograr mejores resultados a través de las previsiones continuas y, por lo tanto, demostrar el valor de la aplicación de este nuevo enfoque a los principales interesados.

Cada iteración debe implicar una mejora continua, de modo que puedan desarrollarse procedimientos operativos normalizados eficaces y puedan introducirse cambios en el proceso si surge la necesidad. El objetivo es aprender y mejorar de lo que ha ocurrido y por qué ha ocurrido, y determinar qué se puede hacer para crear previsiones más precisas.

Cómo Acterys ayuda a construir un proceso de previsión sostenible a través de Power BI

Las previsiones periódicas pueden sustituir las tareas presupuestarias anuales, que requieren mucho tiempo, por un proceso de planificación continuo e integrado que permite revisar el rendimiento de la empresa con más frecuencia. Gracias a ello, los líderes empresariales y los profesionales de las finanzas pueden adoptar un enfoque más proactivo para identificar y resolver tendencias, problemas y desafíos.

Sin embargo, el proceso de preparación puede llevar mucho tiempo y ser costoso, si se hace utilizando procesos basados en hojas de cálculo que son propensos a errores y redundantes. Imagine que actualiza sus hojas de cálculo con los datos más recientes cada 2-3 semanas, que actualiza las previsiones financieras y que añade una nueva previsión al final mientras deja de lado la actual, todo ello hecho manualmente. Además, la recopilación de datos procedentes de fuentes financieras y no financieras puede resultar estresante para los profesionales de FP&A, lo que convierte la evaluación del rendimiento global y la previsión en un ejercicio laborioso.

Acterys es una plataforma integrada de xP&A que simplifica y agiliza el proceso de previsión de la evolución de la situación mediante el uso de Power BI:

  • Automatización de todos los trabajos de integración de datos a través de la conectividad instantánea con fuentes de datos financieros y no financieros y aplicaciones nativas de Acterys
  • Apoyo a un modelo de datos centralizado construido en un almacén de datos Azure/SQL, que permite mapear puntos de datos y construir la lógica de previsión en un esquema de estrella
  • Programar las actualizaciones de las métricas clave y crear flujos de trabajo para proporcionar datos en tiempo real a través de sus componentes integrados
  • Proporcionar plantillas de informes financieros de escritorio de Power BI totalmente editables y listas para usar, así como visuales personalizados de Power BI que permiten funciones de planificación y edición completas directamente en su informe de Power BI

En esencia, Acterys permite acceder a los datos en tiempo real para realizar previsiones continuas, al tiempo que elimina la carga que supone la preparación y el manejo de los datos para los profesionales de las finanzas, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa.

Si quiere ver cómo Acterys agiliza el proceso de previsión rodante, obtenga una prueba gratuita hoy mismo. También puede reservar una reunión con nuestros expertos en soluciones para obtener una demostración personalizada para sus necesidades específicas.