Excel est toujours un favori pour la production de rapports par rapport aux applications en nuage comme Xero dans le domaine de la comptabilité. Elle est principalement motivée par les connaissances largement disponibles, la flexibilité et les possibilités d’ajouter des options de calcul personnalisées.
La beauté de cet outil de productivité réside dans le fait que l’exportation de données vers Excel est simple et directe, que les connaissances sont largement disponibles et que la flexibilité et la facilité d’ajouter des calculs personnalisés sont inégalées. Pour les applications ponctuelles, c’est une excellente approche. Pour les besoins permanents qui impliquent des volumes et une fréquence de données toujours plus importants – impératifs dans les environnements dynamiques – Excel seul n’est souvent pas la meilleure solution pour les raisons suivantes :
Difficile à entretenir
Travailler avec un simple tableau pour un rapport ou une analyse ponctuelle est une chose. Mais exporter des données à partir de divers domaines comptables tels que les journaux, les factures et les reçus, puis combiner les données de ces sources et les transformer en un rapport exploitable est une autre paire de manches. Et cela ne tient même pas compte du fait que vous pourriez vouloir combiner les données avec d’autres sources comme la gestion de la relation client, les systèmes opérationnels, etc.
En conséquence, les comptables hautement qualifiés passent souvent un demi-mois à préparer les données en effectuant des recherches, en agrégeant plusieurs feuilles et en veillant à la qualité des données. Lorsque le rapport est enfin terminé, les données deviennent obsolètes.
Pas de sécurité granulaire
Un autre inconvénient du dumping de données est que vous vous retrouvez avec une multitude de classeurs non sécurisés car les données sont stockées ouvertement, directement dans un fichier (classeur Excel / Google Sheet). C’est « tout ou rien » : quiconque peut accéder au classeur peut accéder à toutes les données. Le risque de conséquences involontaires est encore plus grand lorsque les utilisateurs écrasent (involontairement) les formules ou les enregistrements. Des concepts tels que les pistes d’audit offrant une transparence claire de « qui a changé quoi » ne sont pas disponibles.
Données limitées
En général, il y a une limite d’un million de lignes dans Excel, mais en utilisant Power Pivot, vous pouvez étendre cette limite. Pourtant, ni Excel ni Google Sheets n’ont été conçus pour traiter de grandes quantités de données.
Utilisation d’un complément Excel moderne pour Xero
Aujourd’hui, seules quelques solutions offrent un complément Excel performant : DataDear et Acterys sont parmi les plus populaires et les plus fiables. Toutefois, DataDear ayant cessé de prendre en charge Xero après son rachat par Intuit (concurrent de Xero), Acterys est la solution la plus fiable et la plus efficace pour répondre à vos besoins en matière de planification et de rapports financiers.
Entrepôt de données intégré, sur site ou dans le nuage.
Alors que la plupart des solutions exigent que vous disposiez d’une infrastructure de données existante, avec le complément Excel d’Acterys, vous disposez de tous les éléments nécessaires. La solution est fournie avec un entrepôt de données préconstruit (Azure SQL) et s’exécute dans Excel, ce qui vous permet d’économiser des coûts d’infrastructure supplémentaires et de réduire considérablement votre coût total de possession.
Automatisation des rapports via un lien direct avec l’entrepôt de données
La solution maintient un lien direct avec l’entrepôt de données et met automatiquement à jour les rapports Excel dès que de nouvelles données arrivent de la base de données Xero. Cela signifie que toutes vos données résident dans une seule feuille de calcul, ce qui vous évite d’avoir à gérer des centaines de classeurs individuels Excel flottant dans l’organisation.
En d’autres termes, il met fin au redoutable chaos des feuilles de calcul pour de bon !
Sécurité au niveau des détails
Le complément Excel exige que les utilisateurs authentifient leur accès à partir du serveur central afin de garantir que les rapports ne soient visibles que par les personnes autorisées à les consulter et à les modifier. La solution conserve également une piste d’audit complète, en gardant une trace de chaque étape effectuée par les utilisateurs lorsqu’ils travaillent dans le tableur.
Maintenance zéro
Avec le complément Excel d’Acterys, vous pouvez réduire la maintenance à presque zéro. Cela se produit grâce au modèle de données unique, central et correctement structuré, qui est automatiquement généré dès que vous connectez Xero au serveur central. Pour des besoins spécifiques en matière de rapports, vous pouvez facilement personnaliser le modèle de données de la manière que vous souhaitez.
Le fait de disposer d’un modèle central permet également de gagner beaucoup de temps dans la propagation des changements dans les rapports. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau mappage sur le serveur, il sera automatiquement reflété dans tous les rapports.
Fonctionne avec d’autres outils de manière transparente
Outre la flexibilité et l’évolutivité dont vous bénéficiez au sein d’Excel, vous pouvez utiliser d’autres outils avec la base de données centrale, notamment Power BI, qui donne accès à une puissance d’analyse inégalée, à des tableaux de bord interactifs, à des informations sur l’intelligence artificielle, etc. Cela alimente vos efforts d’analyse et de planification, en vous permettant de consommer rapidement les données dans des rapports et des tableaux de bord Power BI et d’obtenir des informations en temps réel.
En savoir plus sur le complément Excel d’Acterys
Que vous soyez un utilisateur régulier d’Excel qui souhaite pallier les insuffisances de cet outil de productivité de longue date ou un utilisateur de DataDear à la recherche d’un complément Excel alternatif, Acterys peut répondre facilement à tous vos besoins en matière de rapports et de planification.
Téléchargez la version d’essai gratuite et essayez le complément Excel d’Acterys dès aujourd’hui. Pour les utilisateurs de DataDear, nous proposons une session d’accueil guidée gratuite qui comprend une formation initiale et une assistance à la migration pour transférer vos rapports DataDear vers Acterys.
