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Excel ou les anciennes applications de comptabilité financière et d’audit : S’en sortir entre le marteau et l’enclume

Si vous êtes un professionnel expérimenté de la comptabilité financière et de l’audit, vous en avez probablement vu assez pour savoir que nous sommes nombreux à vouloir la Boucle d’Or des outils de comptabilité financière et d’audit. À un extrême se trouve Excel. De l’autre, des solutions d’entreprise imposantes dont la mise en œuvre et l’apprentissage prennent souvent des mois.

Il y a des avantages et des inconvénients à chaque extrémité du spectre. En fonction de vos expériences passées, vous pouvez rire ou frémir devant l’un ou l’autre. Le Saint Graal est l’outil qui permet de faire la différence entre la liberté de faire ce que l’on veut avec Excel et l’ambiance « adaptez votre processus à notre logiciel et dites bonjour à vos nouveaux amis (400 dollars de l’heure), les consultants du fournisseur de l’application » des anciens logiciels de comptabilité financière. Mais d’abord, voici une appréciation de ce que nous avons déjà.

Pour les jockeys Excel uniquement

La plupart des organisations utilisent encore Excel pour tout ce qui concerne le FP&A, même à l’échelle d’une grande entreprise et malgré les investissements dans des logiciels ou des modules de FP&A coûteux qui sont venus  » avec  » leur ERP. C’est un hommage à la flexibilité d’Excel et au génie du jeune Bill Gates.

Vous serez probablement d’accord avec le fait que la modélisation et le FP&A basés sur Excel sont excellents pour

  • Des organisations en pleine croissance
  • Flexibilité
  • Opérations à faible budget ou sans budget
  • Des équipes d’apprenants rapides qui n’ont pas peur de se plonger dans leurs modèles et de jouer avec leurs données.

Le principal inconvénient d’une opération FP&A basée sur Excel est qu’Excel n’est pas conçu pour être un outil de stockage de données. Au-delà d’une certaine taille, les fichiers deviennent encombrants et difficiles à gérer, et vous commencez à retenir votre souffle en espérant que rien ne se bloque lorsque vous ouvrez des fichiers volumineux ou que vous apportez des modifications.

En ce qui concerne les modifications, il est tristement difficile d’effectuer des modifications descendantes dans Excel. Travailler en collaboration rend les choses encore plus difficiles : garantir l’intégrité et la correction des erreurs sonnent le glas des soirées et des dîners hautement mérités de nombreux professionnels de la comptabilité financière et de l’audit.

La vieille garde : Solutions d’entreprise

Si vous avez travaillé dans le domaine des finances et de l’audit au niveau de l’entreprise, l’expression « logiciel de finances et d’audit d’entreprise » vous évoque probablement une poignée d’outils logiciels. Ils peuvent provenir de vendeurs ou être construits sur mesure et peuvent conveniraux éléments suivants

  • Les organisations qui disposent d’un budget important pour des logiciels et des services de conseil en matière de finances et d’audit de la vieille école.
  • Des connaissances tribales et/ou des chefs d’équipe expérimentés qui savent coder, des langages établis et des outils.

Bien sûr, il y a des inconvénients. Vous pouvez avoir l’impression de devoir adapter les processus de votre organisation aux outils, et non l’inverse.

En fonction de votre organisation et de l’outil d’entreprise, vous devrez peut-être prévoir des années à l’avance pour adopter des solutions nouvelles ou mises à jour. Un responsable FP&A de Fortune 100 a déclaré qu’après avoir mis au rebut son logiciel FP&A personnalisé obsolète, il utilise la solution d’un fournisseur et doit passer à une autre suite d’outils d’un autre fournisseur « dans trois ou quatre ans ». Il faut espérer que les besoins de l’organisation et les fonctionnalités de l’outil s’accorderont au moment de la mise en œuvre de l’outil. Cependant, les délais d’utilisation des logiciels traditionnels de comptabilité financière et d’analyse d’entreprise font qu’il est plus difficile d’adapter les outils et les fonctionnalités aux besoins de l’entreprise plusieurs années à l’avance.

Des opportunités « Boucles d’or » pour le FP&A

Pour les organisations qui ont dépassé le Far West d’Excel mais qui n’ont pas besoin ou ne redoutent pas l’engagement de ressources et la rigidité des logiciels d’entreprise traditionnels, de meilleures options apparaissent.

Nous avons vu le bon, le mauvais et le laid des logiciels FP&A au fil des ans. Acterys a été conçu comme un moyen terme raisonnable pour

  • Mise en œuvre rapide et rentable
    • Quelques jours au lieu de mois avec une équipe de consultants
    • Des connecteurs en un clic ou, du moins, des outils d’intégration faciles à configurer qui peuvent être utilisés sans une double spécialisation en informatique pour créer automatiquement des modèles de données.
  • Des performances optimales en matière de fonctionnalités FP&A clés
    Laissez les technologies standard existantes s’occuper des aspects non liés aux F&A.

    • Inutile de se mettre à la merci d’un mécanisme de stockage de données propriétaire. Les technologies standard éprouvées, hautement sécurisées et largement utilisées dans le nuage ou sur site sont parfaitement adaptées à la tâche.
    • Faites gagner du temps à votre équipe : Plus de formation spécifique à une application sur le reporting. Power BI – aujourd’hui la solution de découverte de données leader du marché – et Excel sont des plateformes parfaites pour tout type d’utilisateur.
    • Faites votre travail de la manière dont vous voulez le faire. Il n’est pas nécessaire d’utiliser le processus de flux de travail d’un fournisseur. Il est fort probable que vous ayez déjà mis en place vos propres solutions de flux de travail, dans des composants Microsoft Officeexistants tels que PowerApps et MS Flow.
  • Un processus à vos besoins
    Adapter l’outil à vos besoins et processus, et non l’inverse
  • Convivialité pour l’utilisateur et non pour le consultant
    Tous les utilisateurs n’ont pas une connaissance approfondie du code (ou n’en ont pas du tout) ou n’ont pas les moyens de payer de grandes équipes de consultants possédant des compétences informatiques spécialisées. Pas de problème
  • Des outils adaptés à la tâche
    Il n’y a pas de philosophie unique en la matière. Acterys propose une intégration avec Power BI, Excel, les applications web et mobiles.
  • Contrôle et piste d’audit
    Acterys suit chaque transaction dans le système, qu’il s’agisse d’une modification du modèle ou d’une simple saisie de données. Rien ne se perd et toute l’histoire est transparente

Comme toute chose, Acterys a ses inconvénients. Vous ne disposerez pas d’une équipe de consultants disponibles sur place pendant des mois pour élaborer votre solution. Nous offrons une facilité d’utilisation et d’intégration dans des environnements familiers. Vous êtes les champions de la solution. Vous pouvez gérer, étendre et utiliser la solution comme bon vous semble.

Une dernière chose : Acterys n’est pas gratuit, mais il coûte une petite fraction de ce que coûtent les logiciels FP&A moins agiles. Nous en sommes fiers.

Si vous lisez ces lignes, il y a de fortes chances pour que vous vous intéressiez à la qualité de la comptabilité financière et des finances dans votre organisation. Le FP&A touche bien plus que les budgets et les prévisions dans une feuille de calcul, et vous le comprenez profondément.

Si vous pensez qu’il pourrait être utile d’explorer des options flexibles, légères, mais puissantes pour votre équipe FP&A,
contactez-nous
. Qu’il s’agisse de notre service Fast Start ou d’une période d’essai sans obligation, nous ferons de notre mieux pour répondre à toutes vos questions et vous aider à améliorer vos processus actuels.

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