Die Planung in größeren Organisationen ist fast immer eine Teamleistung. In diesem Blog beschreibe ich, wie neue Microsoft Office-Standardtechnologien wie Microsoft Teams im Planungsprozess von Teams eingesetzt werden können, um effektiver zusammenzuarbeiten und deutliche Prozessverbesserungen zu erzielen.
Planungsprozesse verlaufen in der Regel in Form von Rückkopplungsschleifen, die die folgenden Phasen umfassen:
In der anschließenden Überwachungsphase wird der Prozess in ähnlicher Weise fortgesetzt und umfasst:
Bei jedem Schritt dieser Prozesse ist eine umfassende Zusammenarbeit im Team erforderlich:
Herkömmliche Planungssysteme decken in der Regel einige der wichtigsten Planungsfunktionen ab, um Informationen zu aggregieren, bieten aber oft nicht viel in Bezug auf die Zusammenarbeit. Einige Lösungen bieten eine rudimentäre Zusammenarbeit mit eigenen Funktionen zum Kommentieren und Hochladen von Dateien, um nur einige zu nennen. Dies ist jedoch in der Regel nicht so produktiv, wie es sein könnte, da sie sich nicht in die allgemeinen Standards für die Zusammenarbeit von Messaging- und Dateiverwaltungssystemen integrieren lassen, die im Unternehmen verwendet werden.
In der Analysephase wird es noch schlimmer. Hier beginnt das Problem mit der Herausforderung, dass älteren Planungssystemen moderne Datenermittlungsfunktionen fehlen, um die Ursache von Problemen zu analysieren. Im günstigsten Fall muss eine separate Datenermittlungslösung implementiert werden, die Plan- und Ist-Daten miteinander verbindet. Im schlimmsten Fall müssen die Plandaten auf eine andere Plattform verschoben werden, um sie in der Data-Discovery-Lösung verfügbar zu machen.
Ebenso problematisch ist das mangelnde Aufgabenmanagement. So muss beispielsweise sichergestellt werden, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um die in der Überwachungsphase aufgedeckten Probleme zu beheben“. Dazu gehört, dass die Aufgaben der richtigen Person zugewiesen werden und die Fortschritte effizient verfolgt werden können. Auch dies ist etwas, das besser Teil eines organisatorischen Standards ist als eine Insellösung im Planungssystem (wenn es dort überhaupt existiert…).
Mit Acterys konzentrieren wir uns auf die Bereitstellung von Best-of-Breed-Funktionen zur Unterstützung der FP&A/Performance Management-Prozesse des Unternehmens, wobei wir uns nahtlos in die bestehenden organisatorischen Standards für alle genannten Aspekte integrieren. Das wissen wir nicht nur aus unserer Erfahrung mit der Umsetzung von Kundenprojekten, sondern auch aus unserer Erfahrung als global agierender, wissensbasierter Dienstleister. Nachdem wir eine Reihe von Tools ausprobiert hatten, entschieden wir uns für Microsoft Teams, da wir fanden, dass es die beste Lösung ist, die alle unsere Anforderungen an Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Wissensmanagement sowie die Integration mit Power BI für Analyse- und Planungsanforderungen abdeckt.
Microsoft Teams ist ein integraler Bestandteil von Office365 und bietet integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, darunter: Chat, Video, Online-Meetings, Dateifreigabe, professionelle Aufgabenverwaltung sowie die Möglichkeit, zusätzliche Anwendungen von Microsoft und anderen Anbietern in die Teamumgebung einzubinden. Eine davon ist Power BI. Das bedeutet, dass die Beteiligten in einer Umgebung arbeiten, in der alle zentralen Prozessanforderungen für den Planungs- und laufenden Überwachungsprozess zusammenlaufen. Mit Acterys können Sie das auch:
1. Chat, Sprach- und Videokonferenzen auf Knopfdruck in jeder Phase des Planungsprozesses
2. Bereitstellung von Planungs- und Datenerfassungsformularen direkt aus der Teamumgebung
3. Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, um auf Erkenntnisse in der Überwachungsphase zu reagieren
4. Ermöglichung eines effektiven Dateiaustauschs und Wissensmanagements
Um zu sehen, wie dies in einer realen Situation funktioniert, sehen Sie sich dieses Video an:
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