Dans les grandes organisations, la planification est presque toujours un travail d’équipe. Dans ce blog, j’explique comment les nouvelles technologies standard de Microsoft Office, comme Microsoft Teams, peuvent être utilisées dans le processus de planification par les équipes pour travailler plus efficacement ensemble et réaliser des améliorations significatives des processus.
Les processus de planification se déroulent généralement comme des boucles de rétroaction qui impliquent les étapes suivantes :
Ensuite, dans la phase de suivi, le processus se poursuit de manière similaire et comprend :
À chaque étape de ces processus, une collaboration approfondie entre les équipes est nécessaire et implique généralement :
Les anciens systèmes de planification couvrent généralement certaines des fonctionnalités de base de la planification pour agréger les informations, mais n’offrent souvent pas grand-chose en matière de collaboration. Certaines solutions offrent une collaboration rudimentaire avec des fonctions propres pour les commentaires et les téléchargements de fichiers, pour n’en citer que quelques-unes. Mais ces systèmes ne sont généralement pas aussi productifs qu’ils pourraient l’être, car ils ne s’intègrent pas aux normes de collaboration globales des systèmes de messagerie et de gestion des fichiers utilisés au sein de l’entreprise.
Les choses empirent dans la phase d’analyse. Dans ce cas, le problème commence par le fait que les systèmes de planification existants ne disposent pas de fonctions de recherche de données de pointe pour analyser la cause profonde des problèmes. Dans le meilleur des cas, il faut mettre en œuvre une solution distincte de découverte des données qui relie les données de planification et les données réelles. Dans le pire des cas, les données de planification doivent être déplacées vers une autre plateforme pour être disponibles dans la solution de découverte de données.
Le manque de gestion des tâches est tout aussi problématique. Par exemple, il faut s’assurer que les bonnes actions sont prises pour « régler les problèmes » découverts lors de la phase de suivi. Il s’agit d’assigner les tâches à la bonne personne et de pouvoir assurer un suivi efficace de l’avancement des travaux. Encore une fois, il vaut mieux que cela fasse partie d’une norme organisationnelle plutôt que d’une solution isolée dans le système de planification (si tant est qu’elle y existe…).
Avec Acterys, nous nous concentrons sur l’offre des meilleures fonctionnalités pour soutenir les processus de gestion de la performance de l’organisation, tout en s’intégrant de manière transparente aux normes organisationnelles existantes pour tous les aspects mentionnés. Nous le savons non seulement grâce à notre expérience de la mise en œuvre de projets clients, mais aussi grâce à notre expérience en tant que fournisseur de services basé sur la connaissance et opérant à l’échelle mondiale. Après avoir essayé divers outils, nous avons décidé de mettre en œuvre Microsoft Teams, car nous avons constaté qu’il s’agissait de la meilleure solution pour couvrir tous nos besoins en matière de collaboration, de partage de fichiers et de gestion des connaissances, ainsi que l’intégration avec Power BI pour les besoins d’analyse et de planification.
Microsoft Teams fait partie intégrante d’Office365 et offre des fonctions de collaboration d’équipe intégrées, notamment le chat, la vidéo, les réunions en ligne, le partage de fichiers, la gestion des tâches professionnelles, ainsi que la possibilité d’ajouter d’autres applications Microsoft et tierces à l’environnement d’équipe. L’une d’entre elles est Power BI. Cela signifie que les participants travaillent dans un seul environnement où sont réunies toutes les exigences de base du processus de planification et de suivi continu. Avec Acterys, cela inclut la possibilité de.. :
1. Chat, conférence vocale et vidéo en un clic à n’importe quel stade du processus de planification.
2. Mettre à disposition des formulaires de planification et de collecte de données directement à partir de l’environnement des équipes.
3. Créez et assignez des tâches pour répondre aux informations obtenues au cours de la phase de suivi.
4. Permettre un partage efficace des fichiers et une gestion des connaissances
Pour voir comment cela fonctionne dans une situation réelle, regardez cette vidéo :
Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de collaboration et de planification d’équipe utilisant Power BI et Microsoft Teams dans votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter.
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