Dans de nombreuses moyennes et grandes entreprises, les équipes financières et opérationnelles sont à la croisée des chemins. C’est l’une des conclusions de la récente enquête BPM Pulse 2021, qui a révélé que seul un tiers des entreprises avaient véritablement harmonisé leurs plans stratégiques, financiers et opérationnels.
Les directeurs financiers sont donc dans une situation difficile. Exacerbée par l’incertitude économique due à la pandémie, la pression pour gérer des volumes de données colossaux et adapter les rapports financiers et opérationnels afin de répondre plus rapidement aux changements du marché est de plus en plus forte. Il faut donc réinventer la roue de la finance par le biais de la technologie ou de la transformation numérique de la finance pour influencer le reporting agile.
La transformation numérique de la finance peut être considérée comme une approche globale de la numérisation de la finance à l’aide de technologies innovantes. Elle est étroitement liée à la transformation financière qui vise à faire évoluer la gestion financière au même titre que la planification des opérations grâce à des solutions logicielles modernisées et des processus dynamiques.
La transformation numérique dans la finance n’est pas nouvelle, et a connu une augmentation progressive au fil des ans. Cependant, l’environnement post-pandémique incertain, la conformité réglementaire croissante et les pressions liées au contrôle des coûts ouvrent la voie à l’adoption de technologies de gestion des performances de l’entreprise (BPM) avec des fonctionnalités de reporting agiles telles que l’intégration des systèmes ERP en nuage avec Power BI.
Voici un exemple :
« L’un des plus grands groupes sportifs au monde a réalisé des économies à sept chiffres en remplaçant les plateformes logicielles spécialisées liées au stockage de données propriétaires par une approche unifiée qui fonctionne désormais sur leur plateforme d’entrepôt de données existante et leur standard d’analyse Power BI. Le projet a été mis en œuvre avec un recours minimal à des consultants externes. Les premières versions étaient prêtes en moins de deux semaines. »
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Accélérer la transformation de la finance
La question est maintenant de savoir comment déterminer si la structure hiérarchique de votre organisation a besoin d’une révision.
Le plus grand indicateur de l’échec de la transformation numérique financière est peut-être le manque d’alignement entre les équipes financières, opérationnelles et autres. Voici quelques signes d’alerte auxquels il faut prêter attention.
L’utilisation de feuilles de calcul pour les rapports est essentielle. Cependant, une dépendance excessive à l’égard de la saisie manuelle empêche les rapports d’être suffisamment dynamiques pour répondre à des besoins opérationnels de prise de décision en constante évolution.
L’enquête BPM Pulse 2021 a révélé qu’un pourcentage considérablement plus élevé d’utilisateurs se sont montrés insatisfaits des feuilles de calcul par rapport aux outils BPM sur site et dans le nuage.
Parmi les motifs d’insatisfaction, le caractère fastidieux, la perte de temps et la difficulté de gestion sont les trois principaux.
Le recours aux feuilles de calcul se prête à un copier-coller laborieux dans diverses feuilles de calcul sans lien entre elles. Mais plus encore, il faut intégrer de multiples bases de données sur site, des systèmes ERP et des rapports disparates pour afficher des résultats consolidés.
L’absence de connectivité native de Power BI pour divers systèmes ERP en nuage tels que Xero, QuickBooks et Dear Inventory, par exemple, signifient que les organisations doivent passer beaucoup de temps à développer des connecteurs en interne ou à configurer des interfaces de connecteurs natives, ce qui n’est pas efficace pour centraliser toutes les données requises dans une seule vue en un minimum de temps.
En d’autres termes, les budgets, les prévisions de trésorerie et les rapports sont trop fixés sur les tendances des données historiques pour anticiper les conditions du marché qui évoluent rapidement. De nombreuses heures sont consacrées à l’intégration de données comptables collectives provenant de divers départements afin de préparer les budgets ou les rapports annuels. En fait, une étude de 2017 a révélé que les entreprises ont passé en moyenne trente-deux jours civils pour préparer les budgets annuels alors que les entreprises les moins performantes ont passé jusqu’à huit semaines.
N’est-il pas surprenant que les prévisions trimestrielles glissantes, qui permettent de mieux réagir à l’évolution des prix, des marchés et des coûts, aient gagné en popularité pour les rapports agiles ?
Comme le terme l’indique, un rapport agile est un rapport qui peut consolider les données de plusieurs départements et être préparé en une fraction du temps consacré aux budgets annuels statiques. Il est évident que les entreprises auront recours à des rapports agiles pour obtenir rapidement des informations immédiates pour la planification et les opérations. Voici quelques avantages :
Le reporting agile est un élément clé du processus de transformation financière. Voyons comment les entreprises peuvent bénéficier de la finance agile dans le cadre de leur feuille de route de transformation financière.
Les résultats de l’enquête BPM Partners Pulse 2021 montrent que plus d’un tiers des entreprises utilisent des solutions BPM comme solution de budgétisation actuelle.
Il ne fait aucun doute qu’une grande partie du mouvement de transformation de la finance est motivée par l’essor des solutions BPM, dont les dépenses devraient augmenter considérablement au cours des prochaines années. Les raisons en sont une mise en œuvre plus rapide, des économies sur les coûts d’infrastructure et une plus grande facilité d’adaptation à l’augmentation des volumes de données.
C’est également ce que souligne CFO Research, qui a constaté que l’automatisation des tâches répétitives et la réingénierie des processus étaient les deux principaux facteurs de remplacement des systèmes existants par des solutions BPM d’entreprise.
Les initiatives de transformation financière agile peuvent également contribuer à minimiser les boucles de rétroaction associées à la prise de décisions interdépartementales en remplaçant les interfaces de reporting dépendant des fournisseurs par une plateforme de reporting unifiée. Les équipes financières ont tendance à utiliser davantage Excel, tandis que les départements opérationnels se concentrent davantage sur les tableaux de bord et les analyses interactifs de Power BI.
L’intégration directe de ces deux outils et approches de reporting peut éliminer les obstacles à la communication et améliorer les initiatives de collaboration interfonctionnelle pour une prise de décision plus cohérente.
Les entreprises ne peuvent plus se permettre de produire des rapports selon leur calendrier. Ils ont plutôt besoin d’une plateforme de données intégrée capable de consolider rapidement les données provenant de sources disparates – systèmes ERP, CRM, bases de données – afin de pouvoir créer des rapports à la volée et à la demande.
Source : Tendances FP&A
Les solutions BPM modernes telles qu’Acterys peuvent fournir une base de données SQL virtualisée pour permettre l’intégration de plusieurs entités (telles que Xero, QuickBooks et autres données comptables). Cela peut éliminer des heures de travail importantes consacrées aux tâches traditionnelles d’extraction, de transformation et de chargement, ainsi qu’au développement et à la configuration de connecteurs pour l’intégration.
En conclusion, la transformation de la finance agile peut fournir aux entreprises le tremplin qui leur permettra de réaliser des économies substantielles et d’améliorer la collaboration entre les différents départements, afin de simplifier considérablement les rapports et la planification d’urgence dans l’environnement post-pandémique.
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