Cuando pienso en equipos de finanzas, una de las primeras cosas que nos vienen a la mente a mí y a mis colegas es esa imagen de salas atestadas de profesionales de las finanzas y pantallas cargadas de hojas de Excel sobre hojas de Excel. Una visita a cualquier oficina de finanzas en esta época probablemente ilustraría una escena similar, que ilustra dos cosas importantes. En primer lugar, el componente analítico de los equipos financieros es un aspecto crítico de cualquier empresa y, en segundo lugar, Excel sigue desempeñando un papel importante en estas operaciones. En un artículo reciente que escribí, destaqué que Excel seguía muy vivo en el mundo de los equipos de finanzas y lo sigo manteniendo, al igual que muchos otros actores de este campo. Esto es especialmente cierto cuando Excel se integra con potentes aplicaciones creadas en Microsoft Power BI, como nuestra plataforma Acterys.
Sin embargo, también destaqué que uno de los retos de Excel era el uso ineficaz de la aplicación. Con esto quiero decir que, o bien no se utilizaban correctamente todas las funciones del software, o bien se creaban múltiples versiones de la verdad en forma de archivos duplicados, lo que a su vez alteraba la exactitud de los datos que recibían las empresas.
Por lo tanto, el problema no está en Excel, sino que tiene que ver con la mala utilización, la dependencia de sistemas dispares y el uso de hojas de cálculo estáticas. Estos tres elementos, combinados entre sí, se convierten en una pesadilla para los equipos financieros a la hora de garantizar la exactitud de los datos.
¿Cómo ayuda Power BI?
Power BI ayuda a fomentar el uso eficaz y eficiente de las hojas de cálculo
Como he destacado antes, el uso ineficiente de las hojas de cálculo estáticas puede ser a menudo una fuente de inexactitud de los datos, dada la existencia de errores humanos y duplicaciones. El error humano se produce cuando los equipos financieros dependen únicamente de hojas de cálculo estáticas y hacen que su personal copie y pegue manualmente los datos de una hoja a otra. Incluso con los mejores operadores de bases de datos, las posibilidades de que se produzcan errores son muy elevadas; aunque sean pocos, en el mundo de las finanzas, eso importa. Piénselo: si cometiera accidentalmente el simple error de copiar una previsión de ingresos anuales en un campo de previsión trimestral, podría alterar drásticamente sus cifras y predicciones. Incluso si el error se identificara a tiempo, la cantidad de tiempo y dinero invertidos en esta tarea manualmente intensiva ya sería costosa.
Con una herramienta como Acterys, sus datos se extraerían automáticamente de sus hojas de cálculo existentes, sin duplicación, de manera fluida. Su equipo de finanzas ya no tendrá que cargar con la agotadora tarea de tener que extraer datos manualmente: nuestro sistema lo hará por ellos. Todo esto ocurriría sin ninguna duplicación de archivos, lo que le aseguraría la versión única más precisa y perspicaz de la verdad.
Mayor visibilidad y funcionalidad de los informes
En el reciente informe CFO Indicator Q4 de Adaptive Insights Inc., se destacó que 1/4 de los equipos financieros ya dedican hasta 30{f07a6f3c804bbd895dffcff5ec51214cdb073f853260fed95f3ef441bb0f77b1} de su tiempo sólo a la elaboración de informes, mientras que 3/4 de los directores financieros afirmaron que el volumen de los informes que preparan ha aumentado en comparación con hace tres años. A medida que aumenta la cantidad de datos y el número de fuentes de datos que se ponen a disposición de los equipos financieros, la elaboración de informes sólo va a ser más intensiva y agotadora para ellos a largo plazo. Si depende de sistemas manuales y dispares, está en desventaja. Por lo tanto, encontrar el sistema adecuado para solucionar sus procesos de recopilación, consolidación y análisis de datos debería ser una prioridad para cualquier empresa.
Al implantar nuestra aplicación Acterys basada en Power BI, nuestros clientes han disfrutado de enormes recortes en la ineficacia y la creación de informes. Gracias a los impresionantes elementos visuales incorporados al sistema, combinados con la fácil integración en una plétora de otros sistemas financieros y no financieros (marketing, recursos humanos), los equipos financieros de nuestros clientes están disfrutando de un nivel de sincronización que nunca creyeron posible. ¿El resultado? Mayor eficiencia y más tiempo para dedicar a la previsión y la planificación, la función principal de los equipos financieros modernos.
Soluciones basadas en la nube y en las instalaciones
Por si no estaba ya claro, el uso estático y dispar de las hojas de cálculo es cosa del pasado y hay que acabar con él inmediatamente. Si quiere seguir siendo competitivo y tener alguna esperanza de dirigir un equipo financiero que pueda estar a la altura de las exigencias y los retos del futuro, tiene que mantenerse al día con la tecnología.
Una de las mejores ventajas de nuestra aplicación Acterys es que puede elegir entre ejecutarla en la potente y escalable solución basada en la nube Microsoft Azure, o bien, en su propio servidor Microsoft SQL local. Independientemente de lo que elija, puede integrar todos sus sistemas multifuncionales en Power BI, sin tener que poner en peligro la fuente única de verdad y, por tanto, la precisión de los datos.
Si desea obtener más información sobre cómo una herramienta eficaz de planificación financiera con una potente funcionalidad de análisis podría beneficiar a su empresa, no dude en ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento.
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