A continuación se presenta una lista de preguntas importantes sobre la planificación y previsión de Power BI que debe conocer si está utilizando o va a utilizar Power BI para la integración y gestión de datos empresariales.
¿Cómo implementar la planificación, la previsión y la escritura en Power BI?
Power BI es la plataforma analítica líder – con el enfoque adecuado puede convertirse en una plataforma extremadamente versátil y potente para la planificación, previsión y escritura.
Actualmente existen dos tipos principales de soluciones de imoleplantación en Power BI:
- Visuales conectados a un modelo central a través de un servicio web
- Sólo visual
Arquitecturas de planificación de Power BI
Enfoque cliente-servidor
Esta arquitectura utiliza un modelo de datos central que admite la escritura concurrente de múltiples usuarios. El almacenamiento suele realizarse en otras tecnologías de Microsoft, como MS SQL o SSAS, o en otras plataformas propietarias. La única solución integral que utiliza este enfoque es https://acterys.com La pregunta importante que hay que hacerse con esta arquitectura es si la solución hace uso de todas las características de Power BI como el filtrado de entrada/salida de las selecciones, el desglose de Power BI, los consejos de herramientas, etc. o si es sólo una aplicación web existente que se ejecuta de forma completamente independiente dentro de Power BI (Iframe Web Apps).
Almacenamiento personal sólo visual
Esta categoría utiliza el almacenamiento de datos que se adjunta al usuario específico, para compartir los datos sólo se puede exportar a Excel o archivos de texto.
Para cualquiera de los dos enfoques, recomendamos abordar las siguientes cuestiones cuando se trata de implementar la planificación, la escritura y la previsión con Power BI:
1. ¿Dónde y cómo se almacenan los datos de planificación?
La planificación suele requerir una estrecha integración con los sistemas que contienen los datos reales con los que se quiere comparar el plan. En el caso de los escenarios de planificación de la empresa, es pertinente examinar la tecnología subyacente:
- ¿Son compatibles los escenarios a gran escala (> 100 de usuarios de escritura simultánea)?
- ¿Permite la solución responder en tiempo real incluso en casos con una lógica de cálculo muy compleja?
- ¿Admite la solución la gestión de datos en memoria, que suele ser la mejor manera de garantizar el máximo rendimiento en escenarios empresariales con requisitos de respuesta en tiempo real?
¿Por qué es relevante?
Por lo general, se desea evitar grandes esfuerzos para mover los datos entre los diferentes almacenes de datos, especialmente si son propietarios sin el apoyo de las herramientas ETL de uso común y los frontales. El enfoque sólo visual -mencionado anteriormente- suele centrarse en las simulaciones de un solo usuario. Como los datos no se almacenan en un servidor central, la única forma de compartir los resultados es exportarlos a libros de Excel o archivos de texto. Un modelo de datos abierto y accesible garantizará que la visibilidad de los datos no se limite a Power BI, sino que se pueda utilizar cualquier front-end con acceso a datos actualizados en una única versión del modelo de datos de la verdad. Esto puede ir desde Excel, procesadores de flujo de trabajo a cualquier otra solución de informes o análisis. La planificación requiere una respuesta en tiempo real -incluso en escenarios complejos- y hay que asegurarse de que el enfoque tecnológico pueda manejar esto.
2. ¿Cómo puede enlazar con sus sistemas actuales?
Estrechamente relacionado con el punto anterior: compruebe lo fácil que es vincular o integrar los datos de los sistemas que son relevantes en su proceso (típicamente finanzas/marketing) y si se crea automáticamente un modelo de Power BI con las mejores prácticas (de forma óptima incluso con los formularios de entrada de datos e informes).
¿Por qué es relevante?
Los conectores probados con el ERP/mercado u otros sistemas suelen ayudar a evitar grandes esfuerzos para escribir paquetes ETL (extracción, transformación y carga) personalizados y actualizaciones continuas. Asegúrese de que la integración es:
- Probado con un número razonable de clientes y con un número elevado (>50) de entidades consolidadas utilizadas en el proceso de planificación/previsión,
- Incluye procesos automatizados (no sólo la manipulación manual de archivos de texto) para las actualizaciones continuas y no requiere un proyecto personalizado en el que haya que desarrollar todo desde cero. En el caso de los sistemas más especializados, esto podría ser realmente necesario, pero los sistemas de contabilidad comunes, especialmente en el ámbito de las PYME, deberían estar cubiertos. Tenga en cuenta que estas integraciones -incluso para los sistemas de las PYMES- son bastante complejas y no deben subestimarse.
3. ¿Cuál es el modelo de datos subyacente?
El modelo de datos es el corazón de su aplicación de planificación. Compruebe si el enfoque de modelado utilizado:
- ¿Es el uso de un modelo centralizado que apoya el uso concurrente en primer lugar?
- ¿Puede ser fácilmente adaptado por los usuarios de la empresa sin conocimientos específicos de informática?
¿Por qué es relevante?
Si necesita ir más allá de la simple simulación por parte de un solo usuario, será necesario un modelo de datos compartido. La opción preferida aquí es, que este modelo es Power BI con la opción de que puede utilizar todas las partes de la misma como jerarquías (producto, clientes, etc.). Recrear todo desde cero en una aplicación de planificación propia no suele ser lo mejor. Compruebe también si el proveedor le proporciona la lógica de cálculo que suele ser necesaria (por ejemplo, la previsión a tres bandas que se explica más adelante) y si puede utilizar su lógica actual en el modelo, por ejemplo, las medidas DAX.
Si la funcionalidad forma parte de una aplicación propietaria (web), suele ser mucho más difícil de personalizar que las soluciones que se basan en estándares como los almacenes de datos de uso generalizado, la compatibilidad con estándares de flujo de trabajo como MS Flow, la integración con la productividad de Office (por ejemplo, Excel), etc.
4. ¿Cómo se integra Acterys con Power BI?
Los diferentes enfoques varían mucho en la forma de integrar Power BI. Al buscar soluciones, asegúrese de que el enfoque es realmente compatible con las características clave de Power BI y no es sólo un truco de marketing en el que una aplicación web heredada se ejecuta en un iframe en Power BI o, peor aún, una aplicación completamente independiente con una interfaz de usuario similar a la de Power BI.
¿Por qué es importante?
Asegúrese de que la solución es compatible:
- Filtrado de entrada y salida: una de las mayores ventajas de Power BI es la interoperabilidad: Usted hace clic en un objeto e inmediatamente todas las demás visualizaciones del informe se adaptan a ese detalle o al revés: una selección en un slicer de Power BI filtra su pantalla de entrada de datos de planificación. Ejecutar una página de aplicación web que realmente no interactúa o no hace uso de las características principales de Power BI suele ser sólo un compromiso.
- Power BI Drill Down: Power BI ofrece una completa flexibilidad para que los usuarios definan rutas de desglose exactamente como se necesita, incluso entre diferentes dimensiones, por ejemplo, tiempo y producto.
- Soporte de consejos de herramientas personalizados: la posibilidad de integrar otra página de informe que se adapte automáticamente al contexto del objeto seleccionado.
5. ¿Quién tiene el control?
Compruebe con su proveedor cómo se puede mantener la solución.
¿Por qué es relevante?
Los conocimientos informáticos especializados son caros y escasos. Normalmente se quiere evitar que la solución requiera de especialistas técnicos (por ejemplo, que trabajen con almacenes de datos propios) para el mantenimiento de tareas comunes. El mantenimiento continuo del modelo (adición, cambio de modelos/elementos, mapeos, etc.) debería ejecutarse preferentemente dentro de Power BI o dentro de entornos web u otros fáciles de usar construidos para ser utilizados por los usuarios de la empresa.
6. ¿Lógica de planificación disponible?
La planificación suele ser algo más que introducir y agregar unos cuantos supuestos de planificación. Además de los datos detallados, es probable que los usuarios necesiten la opción de introducir y simular en niveles agregados («Top down») con la opción de desglosar estos supuestos según un método de asignación deseado (por ejemplo, basándose en los resultados del año anterior, utilizando una estacionalidad concreta, etc.). Además de la entrada de datos, hay que tener en cuenta la lógica de cálculo y la capacidad de ampliación.
¿Por qué es importante?
Tener una lógica probada en lugar de desarrollar todo desde cero es crucial. Compruebe qué opciones de entrada de datos y de asignaciones están disponibles. Esto abarca desde la previsión de la demanda hasta la lógica de la planificación a tres bandas (la relación entre la cuenta de resultados, el balance y la tesorería). Hay que asegurarse de que los procesos básicos a tres bandas, como el cálculo de las implicaciones de más ingresos en el balance y el flujo de caja, están cubiertos.
7. Derechos de los usuarios al utilizar Power BI
¿Cuál es la plataforma de autenticación, por ejemplo, es compatible con estándares como (Azure) Active Directory, donde se pueden utilizar los usuarios y grupos de red existentes y normales, o hay que mantener una capa de seguridad adicional separada en la aplicación de planificación? La planificación no sólo requiere la definición de los derechos de lectura (qué puedo ver), sino también de escritura (dónde puedo introducir datos). ¿Apoya la solución esto?
¿Por qué es importante?
Como ocurre con cualquier dato hoy en día, pero especialmente en el ámbito financiero, la seguridad es primordial. Perder el tiempo manteniendo capas de seguridad adicionales fuera de los estándares corporativos no es justificable. Un aspecto importante es la seguridad mediante el uso de estándares probados con amplias opciones de gobernanza (MFA, biométrica, reconocimiento facial, etc.) utilizados por millones de usuarios.
8. Gobierno de datos en Power BI
¿Proporciona la solución total transparencia con pistas de auditoría detalladas para cada cambio, desde quién introdujo o cambió los datos hasta todos los cambios en el modelo de datos?
¿Por qué es importante?
Una de las principales razones para pasar de una hoja de cálculo a una solución de planificación profesional es la transparencia: las empresas no pueden permitirse cambios involuntarios y no documentados sin ninguna forma de rastrearlos. Asegúrese de que estos aspectos están cubiertos.
9. ¿Nube, local o ambos?
Asegúrese de que la solución de planificación es compatible con el despliegue en las instalaciones y en la nube.
¿Por qué es importante?
Los datos de planificación no pueden ser más sensibles. Incluso con la mejor gobernanza, muchas empresas siguen sin estar preparadas para que los aspectos relacionados con la nube participen en la solución. Asegúrese de que ambas opciones de despliegue son compatibles.
10. Garantía de calidad
Desde el punto de vista de la calidad, es importante comprobar si la solución aparece en la tienda oficial de aplicaciones de Microsoft para Power BI: Appsource Sólo los visuales personalizados y las aplicaciones que aparecen allí han pasado por un exhaustivo control de calidad de Microsoft.
Estas son las principales cuestiones que debería tener en cuenta antes de integrar sus datos con Power BI para la planificación y la previsión.
