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Finanzberichte in Excel: Die besten Tipps für den Erfolg

Hier sind unsere besten Tipps für die Finanzberichterstattung in Excel

Die 5 besten Tipps für eine erfolgreiche Finanzberichterstattung erklärt

In diesem Artikel werde ich einige hilfreiche Tipps und Tricks zur Verbesserung Ihrer Finanzberichterstattung und -planung mit Excel vorstellen. In mehr als 20 Jahren in der BI-Branche habe ich noch nie eine vielseitigere Lösung gesehen. Wir alle nutzen wahrscheinlich immer noch nur einen Bruchteil dessen, was dieses Tool leisten kann, und oft – insbesondere bei all den neuen Funktionen, die in den letzten Jahren hinzugekommen sind – nicht die aktuellen Möglichkeiten. Hier sind meine 5 Lieblingstipps, die vielen unserer Kunden helfen, Excel effektiver für die Finanzberichterstattung zu nutzen:

Tipp 1: Trennen Sie Daten und Präsentation

Dies ist das Wesentliche, über das ich auch einen eigenen Blog geschrieben habe: Excel – ein BI-Spielzeug? Wenn Sie größere Datenmengen aus anderen Quellen verwenden, die in einem strukturierten Format vorliegen, sollten Sie unbedingt vermeiden, diese direkt in Excel zu kopieren und einzufügen. Excel war nie als Datenbank gedacht. Sie werden nur eine Menge Wartungs- und Leistungsprobleme verursachen. 2018 gibt es fantastische Möglichkeiten, eine Live-Verbindung zu Ihren Daten in Excel herzustellen, insbesondere unterstützt durch Power Query, mit dem Sie nahezu jede Quelle unter der Sonne super einfach integrieren und nach Ihren Anforderungen umwandeln können. Im Gegensatz zum Kopieren und Einfügen erhalten Sie auf diese Weise eine dynamische Verknüpfung zu Ihren jeweiligen Datenquellen, und das Arbeitsblatt wird bei der Aktualisierung automatisch den aktuellen Stand der Daten wiedergeben. Bei der Verwendung eines Flat-File-Imports wird dieser entweder auf der Grundlage der neuesten Version der Datei aktualisiert. Bei mehreren Flat-Files können Sie Power Query so konfigurieren, dass alle Dateien in einem Upload-Ordner verknüpft werden, wobei die Daten jeder neuen Datei automatisch zu Ihrem Datenmodell hinzugefügt werden.

Tipp Nr. 2: Excel-Formelansichten

Dies erfordert den vorherigen Tipp: Formelberichte erfordern ein „OLAP“. Datenquelle wie z.B. Power Pivot (das mit nahezu jeder Quelle, z.B. relationalen Tabellen, verknüpft werden kann), wenn Sie Daten lokal in der Tabelle speichern möchten, oder Lösungen wie SQL Server Analysis Services (tabellarisch oder mehrdimensional) sowie eine Vielzahl von Drittanbieteroptionen in einer Client-Server-Konfiguration.

Formelansichten können von Grund auf neu erstellt oder durch Konvertierung einer Pivot-Tabelle erstellt werden (denken Sie daran, dass es am besten ist, die Pivot-Tabelle vorher zu duplizieren, da sie sonst verloren geht). Der Vorteil ist, dass Sie einen dynamisch mit Ihren Quelldaten verknüpften Bericht mit vollständiger Flexibilität in Bezug auf das Layout (asymmetrische Berichte, z. B. tatsächliches Vorjahr/Budget aktuelles Jahr) sowie großartige Optionen zur Aktualisierung der Berichtsstrukturen auf der Grundlage von Formeln erhalten:

5 Tipps für bessere Finanzberichte in Excel

Tipp Nr. 3: Excel-Pivot-Tabellen

Ich bin immer noch erstaunt, wie viele Finanzfachleute die unvergleichlichen Möglichkeiten der Pivot-Tabelle nicht nutzen, die eine enorme Flexibilität für die Berichterstattung (und mit Acterys auch für die Planung!) bietet. Meine nicht so bekannten Tipps hier: Nutzen Sie Drill-Through (Doppelklick auf eine Zelle), um zu den zugrundeliegenden Datensätzen einer Zelle zu gelangen (wird von DirectQuery leider noch nicht unterstützt), nutzen Sie „Quick Explore“, um Details zu einem anderen Dimensionsattribut zu ermitteln und kombinieren Sie Pivot-Tabellen mit Pivot-Diagrammen. Hier sind einige Beispiele:

Microsoft Power Business Intelligence Planungssoftware | Bi Beratungsdienstleistungen | Acterys

Geteilter Bildschirm für die Arbeit mit zwei Pivot-Tabellen

Schnelles Erkunden in der Pivot-Tabelle
Schnelles Erkunden in der Pivot-Tabelle

Insights-Funktion in Excel

Tipp Nr. 4: Zurückschreiben auf Pivot-Tabelle

Mit dem Acterys Add-in können Sie diese Formeln auch „schreibend aktivieren“:

Tipp Nr. 5: Bedingte Formatierung

Ein großartiges Hilfsmittel in Verbindung mit der Pivot-Tabelle ist die bedingte Formatierung (die sogar so konfiguriert werden kann, dass sie nur für bestimmte Kennzahlentupel gilt, wenn Sie eine OLAP-Quelle wie Acterys verwenden). Um Ihrem Publikum zu helfen, die Daten „auf einen Blick“ zu verstehen und sie in die richtige Perspektive zu rücken, können Sie z. B. ein Balkenformat verwenden, das dem Benutzer sofort die Bedeutung einer Zelle zeigt, bevor er sich die Zahl bewusst ansehen muss, und auch auf Ausreißer hinweisen. Meine Empfehlung hier: Seien Sie subtil, verwenden Sie Farben, die das Auge nicht zu sehr belasten, und ziehen Sie in Betracht, das bedingte Format zu verwenden, um die Art der Zelle hervorzuheben, z. B. nach Datenszenario: Verwenden Sie eine weiße Hintergrundfarbe für normale Zellen und eine Schattierung für ein anderes Szenario wie „Budget“ (besonders wichtig, wenn Sie Acterys verwenden, wo die Benutzer Daten in die Pivot-Tabelle eingeben können. So wird ihnen sofort angezeigt, wo sie Daten eingeben sollen)

Tipp Nr. 6: Allgemeine Excel-Layout-Tipps

Die Tausenden von Kundentabellen, die ich gesehen habe, enthalten oft absolut wichtige Erkenntnisse, werden aber meist so präsentiert, dass man nicht unbedingt mehr als die absolut notwendige Zeit mit ihnen verbringen möchte, weil sie so furchtbar hässlich sind. Allzu oft sehe ich grelle, farbige Alpträume in Form von Rastern. Hier sind ein paar Tipps:

5 Tipps für bessere Finanzberichte in Excel

Bei der Überschrift mein Tipp: Verwenden Sie ein klares Textfeld, klicken Sie darauf und fügen Sie eine dynamische Verknüpfung in der Formelleiste hinzu, z. B. =“Financial Results“&$C$6, um Ihre Überschrift unabhängig von allen Änderungen auf dem Blatt zu machen und dynamisch entsprechend den ausgewählten Details zu aktualisieren, z. B. in diesem Fall durch Verweis auf die Zelle, die die Uhrzeit und den Firmennamen enthält.

Finanzberichte leicht gemacht mit Acterys Power BI Tool

Acterys ist ein Cloud- oder On-Premise-basierter Service für Finanzdaten-Reporting, Analyse, Planung und Integration mit Power BI und Excel. Es ermöglicht Geschäftsanwendern, professionelle Datenmodelle zu erstellen, um Datenquellen über Konnektoren mit einer Vielzahl von Buchhaltungssystemen, SaaS und anderen Quellen zu integrieren.

Unterstützt durch eine Vielzahl von Rückschreibemethoden und -vorlagen (Kostenstellen, Managementkonsolidierung, HR, CAPEX, Cashflow usw.) können Anwender effektive FP&A- (Financial Planning & Analytics) und Performance-Management-Prozesse in Power BI, Excel, Webbrowser und mobilen Geräten auf schnellstem Wege aufbauen.

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