In vielen mittelständischen und großen Unternehmen befinden sich die Finanz- und Betriebsteams an einem Scheideweg. Dies war eines der Ergebnisse der kürzlich durchgeführten Umfrage BPM Pulse 2021, aus der hervorging, dass nur ein Drittel der Unternehmen wirklich harmonisierte strategische, finanzielle und operative Pläne hat.
Die CFOs befinden sich also in einer schwierigen Lage. Verschärft durch die unsicheren wirtschaftlichen Zeiten aufgrund der Pandemie steigt der Druck, riesige Datenmengen zu verwalten und die Finanz- und Betriebsberichterstattung anzupassen, um schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können. Und dies hat dazu geführt, dass das Rad der Finanzen durch Technologie oder digitale Transformation der Finanzen neu erfunden werden muss, um eine agile Berichterstattung zu beeinflussen.
Die digitale Transformation des Finanzwesens kann als umfassender Ansatz zur Digitalisierung des Finanzwesens mithilfe innovativer Technologien betrachtet werden. Sie steht in engem Zusammenhang mit der Finanztransformation, bei der es darum geht, das Finanzmanagement durch modernisierte Softwarelösungen und dynamische Prozesse auf Augenhöhe mit der Betriebsplanung zu bringen.
Die digitale Transformation im Finanzwesen ist nicht neu und hat sich im Laufe der Jahre schrittweise vollzogen. Das unsichere Umfeld nach der Pandemie, die zunehmende Einhaltung von Vorschriften und der Druck zur Kostenkontrolle ebnen jedoch den Weg für die Einführung von Business Performance Management (BPM)-Technologien mit flexiblen Berichtsfunktionen, wie z. B. die Integration von Cloud-ERP-Systemen mit Power BI.
Hier ist ein Beispiel:
„Einer der größten Sportkonzerne der Welt erzielte Einsparungen im siebenstelligen Bereich, indem er spezialisierte Softwareplattformen, die an proprietäre Datenspeicherung gebunden sind, durch einen einheitlichen Ansatz ersetzte, der auf der bestehenden Data Warehouse-Plattform und dem Analysestandard Power BI basiert. Das Projekt wurde mit minimalem Einsatz von externen Beratern umgesetzt. Erste Versionen waren in weniger als zwei Wochen verfügbar.“
Quelle:
Beschleunigung der Finanztransformation
Nun stellt sich die Frage, wie Sie feststellen können, ob die Berichtsstruktur Ihres Unternehmens überholungsbedürftig ist.
Der vielleicht größte Indikator für die Qualifizierung der digitalen Transformation im Finanzbereich ist die fehlende Abstimmung zwischen Ihren Finanz-, Betriebs- und anderen Teams. Hier sind einige Warnzeichen, auf die Sie achten sollten.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Berichterstattung ist unerlässlich. Die übermäßige Abhängigkeit von manuellen Eingaben verhindert jedoch, dass die Berichte dynamisch genug sind, um den sich schnell ändernden betrieblichen Entscheidungsanforderungen gerecht zu werden.
Die Umfrage des BPM Pulse 2021 ergab, dass ein deutlich höherer Prozentsatz der Anwender mit Tabellenkalkulationen unzufrieden ist als mit On-Premise- und Cloud-basierten BPM-Tools.
Von den Gründen für die Unzufriedenheit waren Mühsamkeit, Zeitaufwand und Schwierigkeiten bei der Verwaltung die drei wichtigsten.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen führt zu mühsamen Kopier- und Einfügevorgängen in verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Tabellenkalkulationen. Noch wichtiger ist jedoch die Anforderung, mehrere lokale Datenbanken, ERP-Systeme und unterschiedliche Berichte zu integrieren, um konsolidierte Ergebnisse anzuzeigen.
Das Fehlen einer nativen Power BI-Konnektivität für verschiedene Cloud-ERP-Systeme wie z. B. Xero, QuickBooks und Dear Inventory beispielsweise bedeuten, dass Unternehmen viel Zeit damit verbringen müssen, Konnektoren selbst zu entwickeln oder native Konnektorschnittstellen zu konfigurieren – beides ist nicht effizient, um alle erforderlichen Daten in einer Ansicht in kürzester Zeit zu zentralisieren.
Einfach ausgedrückt: Budgets, Cashflow-Prognosen und Berichte sind zu sehr auf historische Datentrends fixiert, um die sich schnell ändernden Marktbedingungen vorwegzunehmen. Ein beträchtlicher Teil der Arbeitszeit entfällt auf die Zusammenführung von Buchhaltungsdaten aus verschiedenen Abteilungen zur Vorbereitung von Jahreshaushalten oder Berichten. Eine Umfrage aus dem Jahr 2017 ergab, dass Unternehmen im Durchschnitt 32 Kalendertage für die Erstellung des Jahresbudgets benötigten, während die Unternehmen mit den schlechtesten Ergebnissen bis zu acht Wochen benötigten.
Es ist nicht verwunderlich, dass vierteljährliche rollierende Prognosen, mit denen besser auf Preis-, Markt- und Kostenveränderungen reagiert werden kann, für eine flexible Berichterstattung immer mehr an Bedeutung gewonnen haben.
Wie der Begriff schon sagt, handelt es sich bei agilen Berichten um Berichte, die Daten aus mehreren Abteilungen konsolidieren und in einem Bruchteil der Zeit erstellt werden können, die für statische Jahresbudgets benötigt wird. Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen auf agile Berichte zurückgreifen, um schnell unmittelbare Erkenntnisse für Planung und Betrieb zu erhalten. Hier sind einige Vorteile:
Agile Berichterstattung ist eine Schlüsselkomponente des finanziellen Transformationsprozesses. Schauen wir uns an, wie Unternehmen von agilen Finanzen als Teil ihrer Finanztransformations-Roadmap profitieren können.
Die Ergebnisse der Umfrage BPM Partners Pulse 2021 zeigen, dass mehr als ein Drittel der Unternehmen BPM-Lösungen als aktuelle Budgetierungslösung einsetzen.
Es steht außer Frage, dass ein Großteil der Bewegung zur Umgestaltung des Finanzwesens durch die Zunahme von BPM-Lösungen vorangetrieben wird, deren Ausgaben in den kommenden Jahren voraussichtlich erheblich steigen werden. Die Gründe dafür liegen in der schnelleren Implementierung, den Einsparungen bei den Infrastrukturkosten und der einfacheren Skalierbarkeit bei wachsenden Datenmengen.
Dies wird auch von CFO Research hervorgehoben, das feststellte, dass die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Umgestaltung von Prozessen die beiden wichtigsten Faktoren für den Ersatz von Altsystemen durch BPM-Lösungen für Unternehmen sind.
Agile Initiativen zur Umgestaltung des Finanzwesens können auch dazu beitragen, die mit abteilungsübergreifenden Entscheidungen verbundenen Rückkopplungsschleifen zu minimieren, indem anbieterabhängige Berichtsschnittstellen durch eine einheitliche Berichtsplattform ersetzt werden. Finanzteams sind in der Regel mehr auf Excel angewiesen, während Betriebsabteilungen sich mehr auf die interaktiven Power BI-Dashboards und -Analysen konzentrieren.
Eine direkte Integration dieser beiden Reporting-Tools und -Ansätze kann Kommunikationsbarrieren beseitigen und funktionsübergreifende Kooperationsinitiativen für eine kohärentere Entscheidungsfindung fördern.
Die Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, Berichte nach ihrem eigenen Zeitplan zu erstellen. Stattdessen benötigen sie eine integrierte Datenplattform, die Daten aus unterschiedlichen Quellen – ERP-Systemen, CRM, Datenbanken – schnell konsolidieren kann, um Berichte spontan und nach Bedarf erstellen zu können.
Quelle: FP&A Trends
Moderne BPM-Lösungen wie Acterys können eine virtualisierte SQL-Datenbank bereitstellen, um die Integration mehrerer Einheiten (wie Xero, QuickBooks und andere Buchhaltungsdaten) zu ermöglichen. Dadurch können erhebliche Arbeitsstunden eingespart werden, die für herkömmliche Extrahier-, Transformier- und Ladeaufgaben sowie für die Entwicklung und Konfiguration von Konnektoren für die Integration aufgewendet werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die agile Umgestaltung des Finanzwesens den Unternehmen das Sprungbrett für erhebliche Kosteneinsparungen und eine verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bieten kann, um die Notfallberichterstattung und -planung in der Zeit nach der Pandemie erheblich zu vereinfachen.
Weitere Informationen über die Herausforderungen und Methoden zur Weiterentwicklung des Finanzwesens in Ihrem Unternehmen finden Sie im Whitepaper Accelerating Finance Transformationvon BPM Partners .
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