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Por qué las empresas necesitan la transformación digital de las finanzas para obtener informes ágiles

En muchas empresas medianas y grandes, los equipos de finanzas y operaciones se encuentran en una encrucijada. Esta fue una de las conclusiones de la reciente encuesta BPM Pulse 2021, que reveló que sólo un tercio de las empresas había armonizado realmente los planes estratégicos, financieros y operativos.

Encuesta BPM Pulse 2021

Los directores financieros, por tanto, se encuentran en una situación difícil. Exacerbada por la incertidumbre económica debida a la pandemia, aumenta la presión para gestionar volúmenes de datos colosales y adaptar los informes financieros y operativos para responder más rápidamente a los cambios del mercado. Y esto ha exigido reinventar la rueda de las finanzas a través de la tecnología o la transformación digital de las finanzas para influir en la agilidad de los informes.

¿Qué es la transformación digital de las finanzas?

La transformación digital de las finanzas puede considerarse como un enfoque integral para digitalizar las finanzas utilizando tecnología innovadora. Está estrechamente vinculada a la transformación de las finanzas, que busca la evolución de la gestión financiera a la par que la planificación de las operaciones mediante soluciones de software modernizadas y procesos dinámicos.

La transformación digital en las finanzas no es nueva, y ha experimentado un aumento gradual a lo largo de los años. Sin embargo, el incierto entorno posterior a la pandemia, el aumento del cumplimiento de la normativa y las presiones de control de costes están allanando el camino para la adopción de tecnologías de gestión del rendimiento empresarial (BPM) con funcionalidades ágiles de elaboración de informes, como la integración de sistemas ERP en la nube con Power BI.

He aquí un ejemplo:

«Uno de los mayores grupos deportivos del mundo consiguió un ahorro de siete cifras al sustituir las plataformas de software especializadas vinculadas al almacenamiento de datos propio por un enfoque unificado que ahora funciona sobre su plataforma de almacén de datos existente y su estándar de análisis Power BI. El proyecto se implementó con una dependencia mínima de consultores externos. Las versiones iniciales estuvieron listas en menos de dos semanas».


Fuente:


Acelerar la transformación financiera

Ahora la pregunta es cómo determinar si la estructura de informes de su organización necesita una revisión.

3 señales de advertencia de que sus informes están comprometiendo la alineación estratégica

Tal vez, el mayor indicador de la calificación de la transformación digital financiera es cuando hay una falta de alineación entre sus finanzas, operaciones y otros equipos. He aquí un par de señales de advertencia a las que hay que prestar atención.

1. Mayor dependencia de los datos de las hojas de cálculo

El uso de hojas de cálculo para la elaboración de informes es esencial. Sin embargo, la excesiva dependencia de la introducción manual de datos impide que los informes sean lo suficientemente dinámicos como para satisfacer las cambiantes necesidades de toma de decisiones operativas.

La encuesta BPM Pulse 2021 descubrió que un porcentaje considerablemente mayor de usuarios mostraba su insatisfacción con las hojas de cálculo frente a las herramientas BPM locales y en la nube.

Encuesta BPM Pulse 2021

De los motivos de insatisfacción, los tres más importantes fueron la lentitud, la pérdida de tiempo y la dificultad de gestión.

2. Utilización de sistemas heredados y fuentes de datos dispares

La dependencia de las hojas de cálculo se presta a un laborioso copiado y pegado en varias hojas de cálculo desconectadas. Pero más que eso es el requisito de integrar múltiples bases de datos locales, sistemas ERP e informes dispares para ver los resultados consolidados.

La falta de conectividad nativa de Power BI para varios sistemas ERP en la nube como Xero, QuickBooks y Dear Inventory, por ejemplo, hacen que las organizaciones tengan que dedicar un tiempo considerable a desarrollar conectores internamente o a configurar interfaces de conectores nativos, ninguno de los cuales es eficaz para centralizar todos los datos necesarios en una sola vista en un tiempo mínimo.

3. Énfasis en los datos históricos

Sencillamente, los presupuestos, las previsiones de tesorería y los informes se fijan demasiado en las tendencias de los datos históricos para anticiparse a las cambiantes condiciones del mercado. Se dedican muchas horas a incorporar datos contables colectivos de varios departamentos para preparar los presupuestos o informes anuales. De hecho, una encuesta de 2017 reveló que las empresas dedicaron una media de treinta y dos días naturales a preparar los presupuestos anuales, mientras que las empresas con peores resultados emplearon hasta ocho semanas.

Tiempo dedicado a los presupuestos anuales

No es de extrañar que las previsiones trimestrales continuas para responder mejor a la evolución de los precios, los mercados y los costes hayan ganado más adeptos a la información ágil.

¿Qué es un informe ágil?

Como el término indica, el informe ágil es cualquier informe que puede consolidar datos de múltiples departamentos y prepararse en una fracción del tiempo empleado en los presupuestos anuales estáticos. Es obvio que las empresas recurrirán a la información ágil para obtener rápidamente información inmediata para la planificación y las operaciones. Estas son algunas de las ventajas:

  • Reducción de los tiempos de respuesta y de los ciclos: los procesos ágiles de elaboración de informes pueden reducir significativamente el tiempo de preparación, así como el tiempo de obtención de valor y de información. Como resultado, las empresas pueden darse cuenta rápidamente de los cambios y hacer movimientos compensatorios en consecuencia.
  • Mayor visibilidad: un enfoque de planificación unificada de los informes puede descubrir áreas y categorías clave que antes se pasaban por alto en los informes estáticos y los flujos de caja.
  • Mayor colaboración entre los equipos: dejar de centrarse en las finanzas para incorporar un proceso multidepartamental puede permitir la ruptura de los silos de comunicación, lo que permite una toma de decisiones más armoniosa.

Los informes ágiles son un componente clave del proceso de transformación financiera. Veamos cómo las empresas pueden beneficiarse de las finanzas ágiles como parte de su hoja de ruta de transformación financiera.

Cómo la transformación digital de las finanzas permite la elaboración de informes ágiles

Las soluciones BPM minimizan el tiempo de obtención de valor y mejoran la escalabilidad

Los resultados de la encuesta BPM Partners Pulse 2021 muestran que más de un tercio utiliza soluciones de BPM como solución presupuestaria actual.

Encuesta BPM Pulse 2021

No cabe duda de que gran parte del movimiento de transformación de las finanzas está impulsado por el aumento de las soluciones BPM, cuyo gasto se estima que crecerá sustancialmente en los próximos años. Las razones tienen que ver con una implantación más rápida, un ahorro en los costes de infraestructura y una mayor facilidad para escalar a medida que aumenta el volumen de datos.

Esto también lo destaca CFO Research, que descubrió que la automatización de las tareas repetitivas y la reingeniería de los procesos eran los dos motores más importantes para sustituir los sistemas heredados por soluciones de BPM empresarial.

Investigación de directores financieros

Los informes de planificación financiera y operativa pueden minimizar la dependencia de los proveedores

Las iniciativas de transformación ágil de las finanzas también pueden ayudar a minimizar los bucles de retroalimentación asociados a la toma de decisiones interdepartamentales, sustituyendo las interfaces de información dependientes de los proveedores por una plataforma de información unificada. Los equipos de finanzas tienden a depender más del uso de Excel, mientras que los departamentos de operaciones se centran más en los cuadros de mando y análisis interactivos de Power BI.

Tener una integración directa entre estas dos herramientas y enfoques de información puede eliminar las barreras de comunicación y mejorar las iniciativas de colaboración entre funciones para una toma de decisiones más cohesiva.

Consolidación de varias entidades para promover la planificación integrada

Las empresas ya no pueden permitirse el lujo de elaborar informes según su calendario. En cambio, necesitan una plataforma de datos integrada que pueda consolidar rápidamente los datos procedentes de fuentes dispares -sistemas ERP, CRM, bases de datos- para poder crear informes sobre la marcha y a la carta.

Fuente: FP&A Trends

Las soluciones BPM modernas, como Acterys, pueden proporcionar una base de datos SQL virtualizada para permitir la integración de múltiples entidades (como Xero, QuickBooks y otros datos contables). Esto puede eliminar importantes horas de trabajo dedicadas a las tareas tradicionales de extracción, transformación y carga, y al desarrollo y configuración de conectores para la integración.

Conclusión

En conclusión, la transformación ágil de las finanzas puede proporcionar a las empresas el trampolín para conseguir un ahorro sustancial de costes y una mejor colaboración entre los distintos departamentos para que los informes y la planificación de contingencias sean mucho más sencillos en el entorno pospandémico.

Para obtener más información sobre los retos y los métodos para hacer evolucionar las finanzas en su organización, descargue el documento técnico Accelerating Finance Transformationde BPM Partners .

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